Oktober 2020 – Outsourcing der Gehaltsabrechnung in der Ukraine

Was bedeutet „wirklich integriertes“ HR und Gehaltsabrechnungssystem?

In den letzten Jahren hat sich die Rolle von HR- und Lohnbuchhaltern deutlich verändert. Von HR-Mitarbeitern wird zunehmend erwartet, dass sie …

Sowohl für HR- als auch für Lohnbuchhalter hat es in den letzten Jahren einen deutlichen Rollenwechsel gegeben.

Von den Personalabteilungen wird zunehmend erwartet, dass sie durch Analyse- und Transformationsarbeit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, statt sich ausschließlich auf die Personalverwaltung zu konzentrieren.

Auch die Verantwortung der Lohnbuchhaltungsabteilungen ist inzwischen erheblich gewachsen, was größtenteils auf gesetzliche Vorschriften wie RTI (Real-Time Information) und die automatische Registrierung zurückzuführen ist.

Während einige Unternehmen versucht haben, diese neuen Herausforderungen getrennt zu bewältigen (oft durch die komplette Auslagerung der Gehaltsabrechnung), erkennen heute immer mehr Unternehmen den Wert einer parallelen Bewältigung dieser Herausforderungen, indem sie HR und Gehaltsabrechnung in ein einziges System integrieren.

Bei richtiger Umsetzung bringt die Integration von HR und Lohnbuchhaltung zahlreiche Vorteile mit sich – ein einziger Datensatz bedeutet weniger Duplikate, weniger Arbeit und deutlich weniger Raum für Fehler.

Darüber hinaus werden Mitarbeiter- und Gehaltsdaten zusammengeführt, sodass Sie die Vergütung präzise der Leistung zuordnen können, und das Berichtswesen wird dadurch leichter zugänglich und aufschlussreicher.

Das Problem ist, dass die Anbieter von HR-Software, wenn sie von „integrierter Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung“ sprechen, nicht alle dasselbe meinen. Und obwohl die Anbieter fast immer eine Art Integration der Gehaltsabrechnung versprechen, wird diese oft Ihre Erwartungen nicht erfüllen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie eine wirklich integrierte Personal- und Gehaltsabrechnung aussieht und wie Sie mit dem richtigen System große Vorteile für das gesamte Unternehmen erzielen können.

Warum echte HR- und Gehaltsabrechnungsintegration eine einzige Datenquelle bedeutet

Sprechen Sie mit Anbietern von HR-Software über ihre Plattform und Sie werden bald das Wort „Integration“ hören. Die Anbieter wissen, dass die Zusammenführung von HR- und Gehaltsdaten für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor ist und daher zu einem wichtigen Verkaufsargument für die Software wird.

Aber seien Sie unbesorgt: Die Vorstellungen eines Anbieters von Integration können sich stark von denen eines anderen unterscheiden.

Während echte Integration als die Verwendung einer einzigen Datenbank definiert werden kann, bieten viele Anbieter lediglich die Verknüpfung zweier vorhandener Systeme an, sodass diese miteinander „sprechen“ – die Daten jedoch in jedem System weiterhin separat vorhanden sind.

Dies bietet zwar einige Vorteile, ist jedoch keine Integration im eigentlichen Sinne und kann einige Probleme mit sich bringen.

Erstens: Wenn Systeme auf diese Weise zusammengefügt sind, fließen die Daten normalerweise nur in eine Richtung: Von der Personalabteilung zur Gehaltsabrechnung oder umgekehrt.

Dies bedeutet, dass die Daten leicht inkonsistent werden können, wenn auf der „Empfangsseite“ des Systems etwas manuell bearbeitet wird.

Hinzu kommt, dass bei zwei separaten Datensätzen selbst die einfachsten Formatierungsprobleme (beispielsweise 10,00 £ vs. 10 £) erhebliche Probleme verursachen und eine genaue Berichterstattung behindern können.

Das vielleicht Schlimmste ist, dass die Integration durch das Zusammenfügen mehrerer Systeme fehleranfällig wird. Letztendlich übertragen oder synchronisieren Sie immer noch Daten von einem System zum anderen – und das ist weniger zuverlässig, als wenn beide Systeme automatisch denselben Datensatz verwenden. Diese Situation ist alles andere als ideal, da ungenaue Personaldaten alle möglichen Probleme verursachen können, insbesondere wenn es um die Bezahlung und Sozialleistungen Ihrer Mitarbeiter geht.

Wenn Sie auf der Suche nach integrierter HR- und Gehaltsabrechnungssoftware sind, ist es wichtig, die Anbieter zu fragen, ob ihre Lösung auf einer einzigen („einheitlichen“) Datenbank basiert.

Nur der Ansatz einer einzigen Datenbank kann eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands gewährleisten und die Fallstricke einer doppelten Dateneingabe vermeiden.

Die Vorteile einer richtig integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnung

HR- und Gehaltsabrechnungssysteme auf Basis einer einzigen Datenbank machen nicht nur der doppelten Dateneingabe ein Ende, sondern bieten auch dem gesamten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie eine echte Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration Ihre übergeordneten Geschäftsziele unterstützen kann:

1 Verbesserte, aufschlussreiche Berichterstattung

Das Zusammenführen und Analysieren Ihrer Personal- und Gehaltsdaten kann ein gewaltiges Unterfangen sein, wenn Sie separate Systeme betreiben. Und selbst wenn Ihre Systeme miteinander verbunden sind, kann die Existenz separater Datensätze eine genaue Berichterstattung immer noch zu einer Herausforderung machen.

Angesichts der erweiterten Möglichkeiten der heutigen Analyse- und Berichtstools ist dies für jedes Unternehmen eine echte verpasste Chance.

Mit echter HR- und Gehaltsabrechnungsintegration arbeiten Sie immer mit einer einzigen Version der Wahrheit. Ein Datensatz, auf den Sie sich verlassen können und der Ihnen umsetzbare Erkenntnisse liefert, die Sie mit einem Klick erhalten.

2 Besseres Engagement der Mitarbeiter

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung in ein HR-System integrieren, das Self-Service-Funktionen bietet, leisten Sie einen weiteren positiven Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Mitarbeiter können nicht nur Urlaub buchen und ihre persönlichen Daten online verwalten, sondern auch bequem ihre Gehaltsabrechnungen und Leistungsdaten einsehen.

Dadurch erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Einblick in ihre Gehaltsabrechnungen und einen besseren Überblick über ihre Leistungsansprüche. Außerdem können Ungenauigkeiten leichter erkannt und behoben werden.

Dies sollte nicht unterschätzt werden, da ein klarer Zusammenhang zwischen einer effizienten, korrekten Gehaltsabrechnung und der anhaltenden Zufriedenheit der Mitarbeiter besteht.

3 Reduziertes Risiko von Compliance-Problemen

Die Einhaltung der sich rasch entwickelnden Arbeitsgesetze ist wohl eine der größten Herausforderungen für Personalabteilungen in der heutigen Zeit. Von Steuerfragen bis hin zu Arbeitszeitregelungen gibt es jede Menge bürokratischen Aufwand – aber wenn Sie alle Ihre Daten an einem Ort haben, können Sie die neuesten Arbeitnehmergesetze einhalten.

Einzelne Datenbanksysteme können Ihnen auch dabei helfen, Ordnung in Ihrem Unternehmen zu halten, auch aus Sicht der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). So wird es beispielsweise einfacher, auf eine Anfrage zur Datenlöschung zu reagieren, wenn Sie wissen, dass Sie die Daten nur aus einem einzigen System löschen müssen.

Zusammenfassung

Da die Bereiche Personalwesen und Lohnbuchhaltung zunehmend miteinander verflochten werden und eine größere, strategischere Rolle im Unternehmen spielen, ist die Bündelung der Datenressourcen der Abteilungen ein logischer und sinnvoller Schritt.

Sofern Sie nicht bereits ein stark eingebettetes HR-System betreiben, von dem Sie einfach nicht abrücken können, sollten Unternehmen jetzt eine möglichst umfassende Integration zwischen HR und Gehaltsabrechnung anstreben.

Bedenken Sie jedoch, dass jeder Softwareanbieter seine eigene Definition von einheitlichen Daten hat. Nur Einzeldatenbanklösungen können den „Heiligen Gral“ der echten Integration liefern.

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Wie Integration die Zukunft der Lohn- und Gehaltsabrechnung gestaltet

Seit Jahren führen große Organisationen auf der ganzen Welt Unternehmenstechnologielösungen ein und aktualisieren diese, um wichtige Geschäftsfunktionen zu verbessern …

Seit Jahren führen große Organisationen auf der ganzen Welt Unternehmenstechnologielösungen ein und verbessern diese, um wichtige Geschäftsfunktionen zu verbessern, vor allem in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Vertrieb. Vor kurzem wurde die digitale Transformation auf die Lohnbuchhaltung ausgeweitet, eine Entwicklung, die perfekt mit dem nächsten wichtigen Schritt für Unternehmen zusammenzupassen scheint, die ihre Leistung und Kontrolle verbessern möchten: der Systemintegration.

Obwohl Daten, Big Data und bessere Daten schon seit Jahren heiße Themen sind, sind ihre Bedeutung und Anwendung für Innovatoren und Endbenutzer eine fortwährende Entdeckung. Die weit verbreitete Möglichkeit, die funktionsübergreifend verwendeten Softwaresysteme zu verknüpfen, dient heute dazu, unsere Datenqualität, -genauigkeit und -verfügbarkeit zu verbessern und so sowohl Prozessergebnisse als auch -potenzial zu steigern. In der globalen Gehaltsabrechnung trägt dieses Zusammentreffen von fortschrittlicher Technologie und Systemintegration dazu bei, die Gehaltsabrechnung von einer wenig verstandenen Backoffice-Funktion in eine wichtige Quelle für Geschäftsinformationen und Leistungseinblicke zu verwandeln.

Der Prozess

Hinter jeder erfolgreichen Gehaltsabrechnung stehen stundenlange mühsame manuelle Datenerfassung und -überprüfung, Anpassungen, Berechnungen und Informationsübertragungen. Fortschrittliche Gehaltsabrechnungslösungen und Automatisierungstechnologie transformieren diese Prozesse bereits, um Genauigkeit, Sicherheit, Geschwindigkeit und Ergebnisse zu verbessern – die Integration geht noch einen Schritt weiter.

Durch die Verbindung von Systemen verwandter Funktionen über nahtlose Schnittstellen können die Vorteile dieser besseren Lösungen im gesamten Arbeitsablauf genutzt werden. Auf umfassendere Mitarbeiterdaten im HRIS eines Unternehmens kann direkt über die globale Gehaltsabrechnungsplattform zugegriffen werden, die die Informationen in wenigen Minuten automatisch validieren kann, um kritische Fehler hervorzuheben, die behoben werden müssen. Plötzlich ist ein Prozess, der Tage dauerte und bei dem ein Mitarbeiter der Personalabteilung mit einem Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung kommunizieren musste, in einem Bruchteil der Zeit und mit nahezu null Arbeitsaufwand abgeschlossen.

Die Integration von Systemen erfordert eine gewisse Standardisierung von Prozessen und Datenformaten über alle Funktionen hinweg, was Möglichkeiten für eine bessere Abstimmung und ein besseres Verständnis zwischen den beteiligten Abteilungen schaffen kann. Dies stellt eine grundlegende Änderung der Art und Weise dar, wie wir die Lohnabrechnung verarbeiten, und bringt der gesamten Organisation Vorteile, indem es einen besseren Zugriff auf bessere Daten für alle integrierten Lösungen ermöglicht.

Die Menschen

Für Lohnbuchhalter bietet die Integration mehr Möglichkeiten, einen Beitrag zu ihrem Unternehmen zu leisten und sich in dieses einzubringen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass bis zu 401 TP3T der aktuellen Lohnbuchhaltungsaktivitäten automatisiert werden können, wobei die potenziellen Einsparungen durch Systemintegrationen noch nicht eingerechnet sind. Das ist eine beträchtliche Menge an Zeit, die Lohnbuchhalter für höherwertige Aufgaben aufwenden könnten.

Durch die Integration erhalten Lohnbuchhaltungsteams die Möglichkeit und Zeit, vorgelagert zu arbeiten, um den Gesamtprozess zu verbessern. Ein Lohnbuchhalter könnte die eingesparte Zeit darauf verwenden, Fehlerbehebungen zu minimieren oder zu beschleunigen und so die Lohnbuchhaltungsleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit direkt zu verbessern. Ein anderer könnte darauf hinarbeiten, die Zykluszeiten zu verkürzen, um bei jeder Lohnabrechnung vollständigere und genauere Daten einzubeziehen und so ein umfassenderes Reporting über die Belegschaft des Unternehmens zu ermöglichen.

Mit der Verbesserung von Qualität und Vollständigkeit der Daten steigt ihr Wert. Und da Gehaltsdaten für Unternehmen immer wichtiger werden, werden auch die Menschen, die sie verstehen, immer wichtiger. Die Rolle des Gehaltsabrechnungsexperten wird sich über die Verarbeitung von Datenänderungen und Gehaltsberechnungen hinaus erweitern, um Trends zu interpretieren und seine einzigartigen Erkenntnisse anzuwenden, um die allgemeine Geschäftsleistung zu unterstützen und zu verbessern.

Die Vergünstigungen

Wie ich bereits erwähnt habe, liegt die Bedeutung der Verbesserung von Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen und der Integration verwandter Systeme in den Daten. Der Schlüssel zur Entfaltung ihres Potenzials besteht darin, die Datenintegrität sowohl als Ziel als auch als Mittel zur Innovation in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzuerkennen.

Durch die Systemintegration können sowohl Prozesse als auch Formate standardisiert werden, was die Datenerfassung und den Datenaustausch zwischen Funktionen beschleunigen kann. Durch die Integration werden manuelle Eingriffe minimiert oder ganz vermieden, wodurch das Risiko von Fehlern in Datensätzen verringert und die Genauigkeit verbessert wird – nicht nur für die Gehaltsabrechnung, sondern für jede Funktion, die auf integrierte Daten zugreift.

Integration ist der Schlüssel zur Schaffung einer so genannten Single Source of Truth (SSoT) für ein Unternehmen. Es gibt keine Datenversionen, keine auf Desktops gespeicherten Dateien, keine manuelle Eingabe von Excel-Inhalten. Es gibt nur eine Quelle für genaue, aktuelle und vollständige Daten, die über die verknüpften Systeme verwaltet und abgerufen werden können. Jeder, der sie benötigt, hat Zugriff darauf, und die führenden Systeme von heute verfolgen und kontrollieren Zugriff und Änderungen automatisch, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Für die globale Gehaltsabrechnung bedeutet dies vollständigere, wahre Daten in jedem Zyklus, weniger Fehler und bessere Leistung. Für Unternehmen bedeutet es mehr Kontrolle und Transparenz über ihre größten Kostenstellen und damit verbundene Funktionen. Anstatt Gehaltsdaten als Sicherheitsrisiko darzustellen, kann eine fortschrittliche, integrierte Gehaltsabrechnungslösung zu einem Mittel zur Einhaltung von Vorschriften sowie zu positiven Prozessänderungen werden. Audits lassen sich einfacher und schneller verwalten, die Berichterstattung ist flexibler und genauer und Analysen können in Echtzeit erfolgen, um sofortige Erkenntnisse und Problemlösungen zu ermöglichen.

Das Gesamtbild

Für jedes Unternehmen, das Gehaltsabrechnungen für mehrere Bevölkerungsgruppen oder mehrere Regionen abwickelt, wird der Wechsel zu einer fortschrittlichen, einheitlichen Lösung die Ergebnisse verbessern. Für Unternehmensorganisationen mit komplexen Anforderungen verwandelt die Integration dieser Lösung mit anderen Kernfunktionen wie HR und Finanzen Gehaltsdaten in ein Werkzeug zur Leistungssteigerung und Einhaltung von Vorschriften. Die Integration von Systemen kann zwar ein großes Unterfangen sein, aber die Vorteile sind nicht weniger enorm. Sie kommen allen integrierten Funktionen, verwandten Abteilungen, der Unternehmensleitung und tatsächlich jedem Mitarbeiter zugute – einschließlich derjenigen, die für die Verarbeitung der zukünftigen Gehaltsabrechnung verantwortlich sind.

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Vorteile eines integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems

Everyone in business today knows the value of efficient processes and systems. Duplication of efforts hits the bottom line hard…

Jeder im heutigen Geschäftsleben weiß, wie wichtig effiziente Prozesse und Systeme sind. Doppelte Arbeit wirkt sich negativ auf das Endergebnis aus, weshalb gute Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Geschäftserfolgs sind. Die Lohnbuchhaltung ist ein perfektes Beispiel für ein gutes System, das durch Integration auf Effizienz abzielt.

Was ist ein integriertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem?

Mitarbeiter, die für Personalwesen und Lohnbuchhaltung zuständig sind, haben oft mit denselben Informationen zu tun, wie z. B. Mitarbeiteridentifikationsdaten, Gehaltsdaten und Mitarbeiterstatus. Zwei separate Abteilungen, die unabhängig voneinander dieselben Informationen erfassen, speichern und verwenden, führen zu doppeltem Aufwand, der Gefahr menschlicher Fehler und einer höheren Haftung aufgrund der sensiblen Natur der Mitarbeiterinformationen. Ein integriertes Lohnbuchhaltungssystem ermöglicht sowohl Personalwesen als auch Lohnbuchhaltung den Zugriff auf dieselben Informationen ohne doppelte Unterlagen oder Dateien. Dies schafft Effizienz, spart Zeit und Geld und reduziert die Haftung.

Kostensenkung

Einer der offensichtlichen Vorteile der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in verwandte Systeme ist die Senkung der Verwaltungskosten. Wenn die Duplizierung von Papierkram, Daten und Aufwand entfällt, spart Ihr Unternehmen Geld bei Gehältern, Materialien und Systemressourcen wie Speicherplatz.

Zugänglichkeit und Effizienz

Ein noch größerer Vorteil der integrierten Gehaltsabrechnung ist jedoch die Verbesserung der Zugänglichkeit und Effizienz. Wenn die Gehaltsabrechnungsdateien in einer Lohnbuchhaltungsabteilung am anderen Ende des Gebäudes oder auf einer anderen Etage eingeschlossen sind, müssen Mitarbeiter der Personalabteilung, die möglicherweise etwas aus der Datei herausholen müssen, entweder einen Anruf tätigen oder einen Ausflug auf sich nehmen, um an die benötigten Dateien zu gelangen. Selbst wenn diese Dateien elektronisch sind, müssen diese Informationen möglicherweise dennoch von der anderen Abteilung angefordert werden. Ein integriertes System ermöglicht autorisierten Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, die mit denselben Daten arbeiten müssen, den Zugriff.

Management-Informationen

Neben besserem Zugriff und höherer Effizienz bietet ein integriertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem auch bessere Managementinformationen. Schnellerer und einfacherer Zugriff auf genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen bedeutet bessere Managementberichte für eine bessere Entscheidungsfindung in Bezug auf Kosten und Planung. Managementberichte von integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen bieten mehrere Berichtsformate. Vergleiche der Personalkosten mit Wettbewerbern und Branchenkollegen oder ein Überblick über die Personalkosten im Vergleich zu den Einnahmen lassen sich mit Berichten im Excel-Format einfacher erstellen.

Automatische Aktualisierung

Wenn das Gehaltsabrechnungssystem eines Unternehmens in sein Personalinformationssystem (HRIS) integriert ist, werden in der Gehaltsabrechnung eingegebene oder geänderte Daten automatisch in der Personalabteilung aktualisiert und umgekehrt. Es sind dieselben Informationen. Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen und Boni, Kündigungen und Zusatzleistungen werden alle verknüpft und integriert, ohne dass doppelte Dateien erforderlich sind. Elektronische Aufzeichnungen werden in einem leicht zugänglichen Prüfverlauf gespeichert und erfordern keine Datenbereinigung. Der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit werden erheblich reduziert, während die Qualität und Sicherheit der Informationen verbessert werden.

Worauf Sie bei einem System achten sollten

Wenn Sie Ihre Lohn- und Personalsysteme integrieren möchten, sollten Sie Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste in Betracht ziehen. Kim LaChance Shandrow, leitende Redakteurin bei Entrepreneur, empfiehlt, sich zu erkundigen, welche Dienste angeboten werden, wie die Preisstruktur aussieht, wie die Einrichtung abläuft, wie die Sicherheitsinfrastruktur aussieht, wo sich das Rechenzentrum befindet, in welche Buchhaltungs-/HRIS-Systeme sie integriert werden können und welche Art von Kunden- und technischem Service verfügbar ist. Fragen Sie auch nach dem Self-Service für Mitarbeiter, der Teil vieler Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste ist und Self-Onboarding sowie lebenslange Mitarbeiterkonten für den Zugriff auf Zahlungsdetails und Steuerformulare ermöglicht.

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Regelung von Compliance-Angelegenheiten in der Ukraine

The term “compliance” in its current sense emerged in the US business environment over the last 30-40 years and refers to…

The term “compliance” in its current sense emerged in the US business environment over the last 30-40 years and refers to the system of internal regulations and measures implemented by entities to ensure adherence to laws, as well as to specific industry standards, trade customs, and regulations. In international business, this term also currently covers the system of control an entity uses to ensure that its directors, managers, and other employees, as well as contractors and authorized representatives, adhere to all regulations applicable to a business, whether local, foreign, or specific to a company.

In Ukraine, this term has not been widely used, as legislative and practical efforts are focused very narrowly. In particular, the principal statute in the area — the Law on Prevention of Corruption (adopted in 2014 and regularly amended) — is aimed primarily at counteracting corruption and eliminating the impact of conflicts of interest on business and government decisions. However, like in many other aspects of the Ukrainian economy and business over the last quarter of a century, Ukrainian companies will inevitably follow the path chartered by multinational companies in the area of compliance and adopt the best practices that have been developed, which cover a much broader range of issues.

The main driver for this will be the demands of international and certain foreign legislation (US Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act, etc.) because global companies are introducing their worldwide standards into their Ukrainian operations, causing their Ukrainian business partners to adopt the relevant standards. In particular, the best clients of Ukrainian companies — multinational and big foreign companies — demand that their suppliers either adhere to the customer’s compliance policies or that they have their own compliance policies that are satisfactory to the customer.

Ukrainian legislation, although not perfect, has been drafted along the lines of the most significant international anti-bribery conventions. For example, now, any bidder in a government or municipal tender must have an anti-corruption program and a designated company employee responsible for its implementation. Certain specific legislation has been adopted to regulate interaction with healthcare practitioners and that has had a major impact on the pharma industry in Ukraine. Also, as of 1 September 2014, all companies in Ukraine may face criminal liability for corruption offenses committed by their employees (not only by management!). Therefore, to survive and develop, any large or mid-size Ukrainian business must build an effective compliance system that takes into account both best international practices (which have emerged in response to certain foreign laws) and Ukrainian legislation.

Key Compliance Issues and Protections

Each company operating in Ukraine must build its own system of compliance depending on its specific features and the issues it encounters in its business. Generally, however, any effective compliance program includes the following elements:
a compliance policy and compliance officer
internal audits
evaluation of compliance risks
measures preventing violations by third parties authorized to act on behalf of the company
communication channels for reporting offenses or possible violations (including whistleblower hotlines)
measures are taken by the management in response to violations or whistleblower reports
protection for whistleblowers
internal investigation procedures
rules for interaction with law-enforcement authorities authorized to investigate corruption and other violations of the law
rules for resolution of conflicts of interest

Additional elements of the compliance system depend on the area of business and the level of corruption risks in the environment (industry, geographic area, and interaction with the authorities). For example, the risks for a transportation company will significantly differ depending on whether it performs cross-border carriage and, in any case, its risks will be different from those faced by a pharmaceutical manufacturing company (and, again, there will be different risks for domestic and foreign manufacturers).

Identification and Evaluation of Compliance Risks

Copying a compliance policy or program from another company is not effective. Instead, each company must identify which of its particular business processes carry high risks of non-compliance and corruption. Note that in some cases employees act corruptly for their own benefit but, in many cases, they will do so trying to obtain or retain business for the company, thereby exposing it to liability under many foreign laws in addition to Ukrainian laws. In Ukraine, traditionally, the riskiest processes are those related to obtaining or renewing a license or permit (e.g., for construction or renovation), import and export (customs clearance), an audit by a government authority, and reimbursement of export VAT.

A risk assessment must be conducted before the compliance program for the Ukrainian office is put in place. However, it should also be repeated periodically to ensure that the compliance system is up to date and to identify any changes that may be needed to ensure the continued effectiveness of the program.

The assessment should identify the job positions that are most exposed to corruption risks, the methods by which violations may be committed, and the circumstances that facilitate such violations. Employees in high-risk positions may be required to undergo the relevant training and review more often than other company employees. To minimize the risks such employees may be required to follow relevant standard operating procedures. Also, the relevant job duties may be allocated among several employees or to the most suitable employee based on their personality traits and/or skills and experience. Other measures that help to lower the risks should also be used (e.g., electronic declaration forms that do not require personal interaction between the employee and the government official responsible, and establishing thresholds and reporting requirements for gifts and payments received or paid by the employee).

The company should always keep the identities of whistleblowers secret and otherwise protect their rights. In particular, retaliation or discrimination against such employees should be prevented or stopped.

Conflicts of Interest

A conflict of interest is a relatively new concept in Ukrainian law and is defined in the Law On Prevention of Corruption. Thus, all company employees should be trained on how to identify and resolve such issues, and what harm can be caused to the company if this is not done.

It is better if the conflict of interest policy is communicated to all employees (and to contractors), even if they are not in a conflict of interest situation at the time. Particular attention should be devoted to the procedures for the disclosure and the resolution of the conflict of interest situations because the privacy and labor laws need to be taken into account when such actions are implemented.

Anti-Corruption Programs under Ukrainian Law

An anti-corruption program regulates a much narrower set of issues than the compliance policy or the code of ethics. Nevertheless, those companies that must have such a program as a separate policy (e.g., those that bid in government tenders) should observe some key requirements. First, the anti-corruption program needs to be preliminarily discussed with employees before it can be formally implemented. In addition, it must be accessible to the employees at all times. For Ukraine, this means that a policy in English (or another foreign language) uploaded somewhere on the company’s intranet will not satisfy this requirement.

Ukrainian law does not contain a full list of the issues that must be addressed in its anti-corruption program. However, the following specific items must be included:

the range of persons to whom the program applies
a list and description of the anti-corruption measures, standards, and procedures, and the manner of their application, including the corruption risk assessment
the ethics standards for employees
the rights and obligations of the employees and company owners in the anti-corruption field
the rights and obligations of the compliance officer and subordinates (if any)
the procedure for regular reports by the compliance officer to the owners of the company
the procedure for monitoring compliance with the anti-corruption program and evaluation of the measures envisaged in it
the terms of confidentiality for employees providing information to the compliance officer about attempted bribery or the solicitation of bribes
the procedures for the protection of employees who have provided information about corruption or related offenses

The obligation to comply with the anti-corruption program must be included in the employment agreements of employees. This requirement may also be present in agreements with the contractors of a company, which provides solid legal grounds for protecting multinational businesses from questionable Ukrainian contractors.

Compliance Challenges in Ukraine

The relative novelty of the concept of compliance in the Ukrainian business environment means that there are little awareness and an acute shortage of qualified candidates for the position of a compliance officer. As a result, non-compliance risks have been largely ignored, even by foreign managers of Ukrainian divisions of multinational companies. This has created significant potential (and actual) exposure to enforcement actions against companies and their management in their home countries (especially in the US), which in some cases led to the loss of market share and dismissal of the relevant top managers.

In our experience, the lack of compliance policies (or of their proper enforcement) in Ukrainian offices has led to the flourishing of costly corporate fraud, low morale and a lack of loyalty from staff, and significant effort and legal expenses required to clean up the consequences of non-compliant acts. This includes the cost of dismissing the relevant top managers and other employees, expenses related to the recovery of stolen assets, full investigations of violations in Ukraine, and millions of dollars to defend the company in the US. Accordingly, managers of international businesses in Ukraine must pay prompt and constant attention to ensure that the business activities of their companies comply strictly with Ukrainian legislation and global best compliance practices.

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Payroll Outsourcing: Frees Up Your Resources to be More Strategic

The outsourcing of personnel services and payroll administration can be defined as the performance of payroll tasks and management…

Why is payroll outsourcing a good idea?

The outsourcing of personnel services and payroll administration can be defined as the performance of payroll tasks and management of personnel by a third party. This is in order to relieve the workload of human resources and use internal resources more efficiently.

It is true that over time, this type of service has changed greatly. It has been evolving and modernizing to such an extent, that now it’s possible to carry out tasks and procedures that were unthinkable a few years ago.

In the past, these types of services were far more rigid. There was not the automation technology we have today.

Nowadays outsourcing is extremely flexible. Using next-generation cloud technology and artificial intelligence means tasks can be automated and be more efficient.

On the one hand, flexibility allows you to select exactly what jobs to outsource. These can range from inputting workers’ data (registrations, cancellations, changes, etc.) through to payroll calculations.

On the other hand, it means you can improve management processes. That is because we have experts who specialize in this type of service and technology and can significantly improve a company’s management processes. Or, at the very least fine-tune them.

Company Expansion

Today, it is essential to have a management model that can easily adapt to the needs of the business. Companies grow, shrink, merge, demerge, or expand into other countries. So you need a flexible payroll service to support your business.

Being adaptable to business needs is paramount for companies to prosper. If we take a large company for example. If they decided to expand into new markets, they not only had to adjust many of their processes but also hire new employees in these new countries.

This implies a change in the way of outsourcing payroll services. Up until the expansion they were pretty standard and managed locally. So it is a big change to move to a multi-country payroll service with global management.

Through outsourcing, multinationals are able to focus on more strategic tasks that add much more value to their business.

They rely on experts to ensure compliance with current local labor laws in the countries they operate in. And to reduce operational costs, they have access to quality information that means they can be far more analytical in their decision making.

What do I need to consider when choosing an outsourcing service?

Before outsourcing payroll services, a company must analyze its current situation and what it needs in order to find the most appropriate solution. Each company is different and has specific needs according to their industry, geography, and the specific characteristics of their business.

After the analysis and the decision to outsource is made, a review of the company’s management processes must be done also as part of the organization change management.

It is better to not just implement a new payroll management service and continue doing things the same way as previously. We must take advantage of the transition to adapt, improve, or fine-tune Human Resources management processes.

This is why it is important to have change management experts like working with the company and of course that there is mutual trust between the parties. For the project to prosper, trust is vital to prevent the fear of losing control by outsourcing a service.

Our current technology has quality controls and audits done regularly. This ensures our clients have trust in us and are still in control.

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Payroll Services in Ukraine

Payroll Outsourcing and HR services are a very sensitive area of accounting because you should be confident that employees get what they have…

Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Payroll Outsourcing and HR services are a very sensitive area of accounting because you should be confident that employees get what they have earned, taxes are calculated and paid correctly, the confidential data are protected.

Following the legislation in Ukraine is more challenging than in western countries, rules and regulations may vary a few times a year and are not available on the internet in English. Sometimes they are not clear and leave room for interpretation. That is why it is better to outsource payroll services from reliable service providers.

Work with well educated, experienced staff and a strong internal control system ensure that a major error is less likely to occur. It should be a trusted payroll company in Ukraine and source for payroll outsourcing, human resource administration, and related services. With a provider of a flexible payroll solution for HR outsourcing and outstaffing services that will meet your business needs, your employees will be accurately paid in time, while you can focus on achieving the main goals of your business.

Standard payroll outsourcing and HR administration services should include (but not limited):

advising on employment and labor legislation;
payroll accounting and payroll taxes calculation;
preparation and submission of obligatory monthly and quarterly reports (management statements, if needed) to statistical offices, tax offices, labor funds;
Arranging timely payment of wages, salaries, and deductions (Income Tax, Military Duty and Social Insurance Contribution);
Administering leave, expense claims, keeping track of personnel’s’ vacations, sick-leaves, etc.;
HR administration, filling in Employment Record Books, dealing with internal orders regarding the company`s employees.

Basics of payroll calculation in Ukraine

There are a few ways employers can determine gross wages and employee’s net pay. It can be done by hand, using an excel table, online payroll calculator, or special accounting software. Alternatively, as mentioned above, they may choose to outsource the entire process by hiring one of the payroll services companies which are present in Ukraine.

The payroll accounting process consists of the following 5 stages:

Determination of an income for time worked (as a rule, it is a wage rate per month);
Income calculation for a nonworking time (a vacation, sick, maternity leave, etc.);
Ukraine payroll taxes / contributions determination;
Salary and related taxes payments processing;
Preparation and submission of payroll-related reports.

Typically, salaried workers are paid fixed monthly wages, which is their gross regular pay. Once gross regular pay is calculated we subtracted salary deductions from it.

Statutory Ukraine payroll taxes are personal income tax (PIT) at 18% and military duty with 1.5% (MD). These are items that employer-determined and paid on behalf of the staff.

Employer, then, has to calculate the amount of Social Security Tax (contribution) to pay. It is a fixed percentage of an employee’s gross pay. The current tax rate for Social Security is 22%%. The maximum amount of wages subject to Social Security tax is 15 minimal wages (or 55,845.00 UAH). An income exceeding 15 minimal wages is excluded from taxation under UST. No Social Security Tax (contribution) is deducted from the workers’ salaries.

The formula for salary calculation is Wage rate – PTI – MD= Net pay.

Wage rate + wage rate* SST = companies expenses

To Illustrate:

If an employee’s gross monthly salary is 10,000 ₴. PIT would be 1,800 ₴ and MD would be 150 ₴. Net pay in this case would be 8,050 ₴. Total company`s expenses related to salary would be 12,200 (wage rate 10,000 ₴ + SST 2,200 ₴).

HR documentation and human resource services in Ukraine

Human resource documentation’s primary recording is obligatory here. Every company regardless of its size, ownership, the legal form shall keep a primary recording of HR documentation. The correct drawing together with keeping human resource documentation is an indicator of transparency in the labor payment sphere. The laws in this sphere differ from the Western one, penalties for labor laws violation can reach several thousand. As a result, HR services are becoming more and more popular in Kyiv.

Human resources services are one of our main activities. HR outsourcing includes:

New employees formalization, submission of notification into the fiscal state bodies;

Staff schedule preparation, vacation, termination, work trips orders;
Management of vacation requests travel expenses reimbursement, inspection for personnel vacations and certificates of work incapacity, etc.;
Administration and keeping of Employment Record Books;
Submission of income certificate to the pension fund, other state bodies, and visa centers.

If you are looking reliable payroll company in Ukraine, or human resource services in Kyiv, please let our certified specialists help you!

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Ukraine Tax System

Learn more about the tax system of Ukraine, including VAT, single social contribution, and property tax.

Value-added tax in Ukraine

The value-added tax (VAT) rate is 20%. For pharmaceutical products, the VAT rate is 7%. It should be noted that 0% VAT rate is applied to the export of goods in the customs regime from the territory of Ukraine.

The taxpayer is obliged to register as a VAT payer if the aggregate value of supplied goods or services exceeds UAH 1 million for the last 12 months. However, if the value of taxable transactions does not exceed UAH 1 million, the voluntary registration as a VAT payer is available.

VAT is applied to transactions on the supply of goods and services on the customs territory of Ukraine, as well as to transactions related to import and export of goods in Ukraine. In addition, services on the international transportation of passengers and luggage by sea, river, and air transport are also subject to VAT.

The chart below shows the VAT across a range of countries.

Single social contribution and military duty

The single social contribution is paid by employers, private entrepreneurs, and self-employed citizens. The single social contribution rate is established at 22%. However, the maximum taxable amount of the single social contribution shall not exceed 15 minimal wages.

The military duty has been made effective in Ukraine for several years now and amounts to 1.5%.

Property tax

The property tax is paid for real estate and movable property. The real estate tax on buildings and land plots is paid by individuals and legal entities, including non-residents.

The amount of real estate tax on buildings is determined by the municipal authorities. However, the tax rate shall not exceed 1.5% of the minimum wage per 1 sq. m. of residential and non-residential property.

The additional tax rate in the amount of UAH 25,000 is applied to apartments of more than 300 square meters and houses of more than 500 square meters.

The real estate tax is paid per each sq. m. of residential and non-residential property. Owners of apartments of less than 60 sq. m. and houses less than 120 sq. m. (or houses and apartments with a total area of 180 sq. m.) are exempt from tax.

The amount of real estate tax on land plots is determined by the municipal authorities. The rate shall not exceed 3% of the normative evaluation of a land plot and 1% for agricultural land plots of general use. For farmland, the rate shall be not less than 0.3% and not more than 1% of its normative evaluation. For forest lands, the rate shall not exceed 0.1% of their normative evaluation. For land plots, which are under permanent use by business entities, the rate shall not exceed 12% of the normative evaluation.

The tax base is land plots in ownership or use.

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Outstaffing in 2020: Payroll Accounting and Labor Issues

Due to the fact that failure to comply with any legal requirements, for example, late payment of wages or violation of working hours per week, in relation to employees, is an infringement of their rights. However, the observance of norms in human resources and wage matters is particularly closely monitored not only by the tax services but also by the social security services, the pension fund, and labor protection authorities.

The situation may seem particularly complicated to companies that offer outstaffing services. In fact, even the very activities of this kind are not fully regulated by Ukrainian legislation today. On the other hand, it is a very promising form of doing business.

Outstaffing is a word long known abroad. It is no wonder that many foreign companies want to do business in Ukraine in this way.

Today, an accountant of Pravova Dopomoga Law Firm will tell about the peculiarities of payroll and personnel accounting of outstaffing company.

What responsibility does the enterprise bear when conducting personnel and payroll accounting?

We sincerely believe that it is difficult for an outstaffing company to cope without human resources professional and a salary accountant. It is too easy to miss the important moments of personnel records management, and remember them only during inspections conducted by the labor protection authorities. Now, after the quarantine, this service is the first to conduct inspections of business entities. At the same time, in case of the lack of a timesheet, a fine is imposed in the amount of 1 minimum wage (UAH 4,723 as of 2020) per employee.

Also, it should be taken into account that from February 2020, a fine in the amount of 1 minimum wage will be imposed for each violation of labor legislation, and this may be:

violation of the probationary period and its conditions;
non-conformity of the actually performed work with the established profession (e.g. when an employee is specified as a welder in the work order and works as a mason);
violation of working time standards (more than 40 hours per week or other standards set by the Labour Code of Ukraine);
failure to meet the conditions for working employees with guarantees under the Labour Code (disabled persons, minors, single mothers, etc.).

The following fines may be imposed:

- Penalties in the amount of 10 minimum wages (ab 2020 beträgt 1 Mindestlohn 4.743 UAH bzw. der Gesamtbetrag der Geldbuße 47.430 UAH) werden für die Zulassung zur Arbeit ohne Arbeitsvertrag oder Beschäftigung für Teilzeitarbeit bei Vollzeitbeschäftigung verhängt . Und auch für die Nichtzahlung von Steuern bei der Überweisung eines Gehalts.

Wiederholter Verstoß führt zu einer Geldstrafe in Höhe von 30 Mindestlöhnen (UAH 142.290). Bei der Wahl der Gruppe 1-3 des vereinfachten Steuersystems führt der erste Verstoß zu einer Verwarnung und der zweite Verstoß zu einer Geldstrafe von 30 Mindestlöhnen (UAH 142.290).

Strafen in Höhe des 2-fachen Gehalts für jeden Arbeitnehmer – im Falle der Nichteinhaltung der Mindestlohngarantien (Zahlungsverzug von 2 Mal pro Monat, Nichteinhaltung der Lohnindexierung, Nichteinhaltung der Regeln für die Anrechnung und Zahlung von Urlaubsgeld usw.).

Strafen in Höhe von 3 mal Der Betrag des Mindestlohns – dh 14.229 UAH – wird im Falle der Nichtzulassung des Inspektors zum Unternehmen zur Bestimmung der Arbeitsbedingungen aufgelaufen. Strafen in Höhe von 6 Mal (UAH 28.458) – im Falle der Behinderung der Inspektion zur Identifizierung von Mitarbeitern außerhalb der Bücher.

Auf die Strafen für die Zuwiderhandlung möchten wir gesondert hinweisen Lohnindexierung. Laut Gesetz werden die Monatslöhne in Abhängigkeit vom Inflationsindex indexiert. Die fehlende Indexierung bei der Inspektion des Arbeitsdienstes führt zu Geldstrafen in Höhe von 10 Mindestlöhnen. Gleichzeitig kann eine Überindexierung als Vorwand dienen, den Betrag von den Aufwendungen des Unternehmens abzuziehen, was zu einer Erhöhung des steuerpflichtigen Gewinns und der Steuern führt.

Bußgelder gibt es viele und man kann sie kaum alle vermeiden, aber ein erfahrener Buchhalter hilft, davor zu warnen oder sie zumindest zu minimieren.

Lohnbuchhaltung beim Personaldienstleister

Es scheint, dass jeder Buchhalter die Lohnberechnung durchführen kann, aber das stimmt nicht immer. Die Komplexität der Organisation des Buchhaltungsprozesses des Leiharbeitsunternehmens bezieht sich beispielsweise auf die Lohnabrechnung bei Schichtplan oder Teilzeitarbeitswoche. Darüber hinaus bieten unsere Spezialisten nicht nur Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsdienste an, sondern auch die Durchführung von Managementfunktionen für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, dh interne Personalverwaltung, Lösung laufender Lohn- und Personalfragen usw.

Das Gehalt wird 2 mal im Monat ausbezahlt. Heutzutage wird das Gehalt in der Regel auf die Kartenkonten der Mitarbeiter überwiesen. Fast jede Bank eröffnet Gehaltsprojekte, die Bankdienstleistungen für die Gehaltsüberweisung etwas einsparen. Darüber hinaus gibt es jetzt die Möglichkeit, die Karte eines Mitarbeiters an eine beliebige Bank zu binden.
Bei Vorhandensein einer Registrierkasse und Kassenführung kann der Lohn auch an der Kasse des Betriebes gezahlt werden. In diesem Fall werden die Steuern am Tag der Zahlung überwiesen.

Welche anderen Zahlungen müssen Sie im Auge behalten?

Neben den Löhnen gibt es eine Reihe anderer Zahlungen, die in der Gehaltsabrechnung erfasst werden: Krankenstand, Urlaub, bestimmte Arten von materieller Unterstützung und Prämien und andere. Lassen Sie uns hier auch einige Besonderheiten ihrer Buchhaltung erwähnen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Berechnung und Zahlung von bezahlt werden kranke Blätter – Alle Mitarbeiter können krank sein, aber nicht jeder Buchhalter kann einen Krankenstand richtig berechnen. Sie sollten die Richtigkeit des Abschlusses des Krankenstands berücksichtigen, die Dienstzeit berechnen, alle Zahlungen berücksichtigen, die im Krankenstand berechnet werden müssen usw.

Darüber hinaus wird ein Krankenstand von mehr als 6 Tagen von der Sozialversicherungskasse bezahlt. Aus derselben Kasse werden auch andere Arten von Krankschreibungen finanziert – für Schwangerschaft und Geburt, für Kurbehandlungen usw. Um die Kosten für Krankschreibungen erstattet zu bekommen, müssen Sie bei der Kasse einen Antrag mit Berechnung stellen. Wenn bei der Berechnung des Krankenstands ein Fehler festgestellt wird, verhängt die Kasse eine Geldbuße in Höhe von 50% des zu Unrecht gezahlten Betrags.

Was die Berechnung angeht Urlaubsgeld, ist es wichtig, den Betrag korrekt zu berechnen, alle fälligen Zahlungen zu berücksichtigen und nicht zu vergessen, sie 3 Werktage vor dem Urlaub zu bezahlen.

Die Gesetzgebung ändert sich regelmäßig, ebenso wie die Kurse und Indizes. Ab dem 1. Juli 2020 ist keine Anhebung des jährlich im Haushalt festgesetzten Existenzminimums vorgesehen. Seine Erhöhung führt zu Änderungen bei einigen Steuern und Leistungen, wie z. B. einer Erhöhung des Mindestlohns, für den der Einkommensteuervorteil gilt. Auch eine Anhebung des Mindestlohns ist für September geplant.

Wenn Sie planen, ein Outstaffing-Unternehmen zu gründen, denken Sie im Voraus über die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen nach – so sparen Sie nicht nur Geld bei der Personalabrechnung, sondern auch bei möglichen Strafzahlungen.

Dieser Artikel wurde kuratiert von Anwaltskanzlei Pravova Dopomoga.