Tag: 19. Oktober 2020

Due to the fact that failure to comply with any legal requirements, for example, late payment of wages or violation of working hours per week, in relation to employees, is an infringement of their rights. However, the observance of norms in human resources and wage matters is particularly closely monitored not only by the tax services but also by the social security services, the pension fund, and labor protection authorities.

The situation may seem particularly complicated to companies that offer outstaffing services. In fact, even the very activities of this kind are not fully regulated by Ukrainian legislation today. On the other hand, it is a very promising form of doing business.

Outstaffing is a word long known abroad. It is no wonder that many foreign companies want to do business in Ukraine in this way.

Today, an accountant of Pravova Dopomoga Law Firm will tell about the peculiarities of payroll and personnel accounting of outstaffing company.

What responsibility does the enterprise bear when conducting personnel and payroll accounting?

We sincerely believe that it is difficult for an outstaffing company to cope without human resources professional and a salary accountant. It is too easy to miss the important moments of personnel records management, and remember them only during inspections conducted by the labor protection authorities. Now, after the quarantine, this service is the first to conduct inspections of business entities. At the same time, in case of the lack of a timesheet, a fine is imposed in the amount of 1 minimum wage (UAH 4,723 as of 2020) per employee.

Also, it should be taken into account that from February 2020, a fine in the amount of 1 minimum wage will be imposed for each violation of labor legislation, and this may be:

• violation of the probationary period and its conditions;
• non-conformity of the actually performed work with the established profession (e.g. when an employee is specified as a welder in the work order and works as a mason);
• violation of working time standards (more than 40 hours per week or other standards set by the Labour Code of Ukraine);
• failure to meet the conditions for working employees with guarantees under the Labour Code (disabled persons, minors, single mothers, etc.).

The following fines may be imposed:

• • Penalties in the amount of 10 minimum wages (ab 2020 beträgt 1 Mindestlohn 4.743 UAH bzw. der Gesamtbetrag der Geldbuße 47.430 UAH) werden für die Zulassung zur Arbeit ohne Arbeitsvertrag oder Beschäftigung für Teilzeitarbeit bei Vollzeitbeschäftigung verhängt . Und auch für die Nichtzahlung von Steuern bei der Überweisung eines Gehalts.

Wiederholter Verstoß führt zu einer Geldstrafe in Höhe von 30 Mindestlöhnen (UAH 142.290). Bei der Wahl der Gruppe 1-3 des vereinfachten Steuersystems führt der erste Verstoß zu einer Verwarnung und der zweite Verstoß zu einer Geldstrafe von 30 Mindestlöhnen (UAH 142.290).

• Strafen in Höhe des 2-fachen Gehalts für jeden Arbeitnehmer – im Falle der Nichteinhaltung der Mindestlohngarantien (Zahlungsverzug von 2 Mal pro Monat, Nichteinhaltung der Lohnindexierung, Nichteinhaltung der Regeln für die Anrechnung und Zahlung von Urlaubsgeld usw.).

• Strafen in Höhe von 3 mal Der Betrag des Mindestlohns – dh 14.229 UAH – wird im Falle der Nichtzulassung des Inspektors zum Unternehmen zur Bestimmung der Arbeitsbedingungen aufgelaufen. Strafen in Höhe von 6 Mal (UAH 28.458) – im Falle der Behinderung der Inspektion zur Identifizierung von Mitarbeitern außerhalb der Bücher.

Auf die Strafen für die Zuwiderhandlung möchten wir gesondert hinweisen Lohnindexierung. Laut Gesetz werden die Monatslöhne in Abhängigkeit vom Inflationsindex indexiert. Die fehlende Indexierung bei der Inspektion des Arbeitsdienstes führt zu Geldstrafen in Höhe von 10 Mindestlöhnen. Gleichzeitig kann eine Überindexierung als Vorwand dienen, den Betrag von den Aufwendungen des Unternehmens abzuziehen, was zu einer Erhöhung des steuerpflichtigen Gewinns und der Steuern führt.

Bußgelder gibt es viele und man kann sie kaum alle vermeiden, aber ein erfahrener Buchhalter hilft, davor zu warnen oder sie zumindest zu minimieren.

Lohnbuchhaltung beim Personaldienstleister

Es scheint, dass jeder Buchhalter die Lohnberechnung durchführen kann, aber das stimmt nicht immer. Die Komplexität der Organisation des Buchhaltungsprozesses des Leiharbeitsunternehmens bezieht sich beispielsweise auf die Lohnabrechnung bei Schichtplan oder Teilzeitarbeitswoche. Darüber hinaus bieten unsere Spezialisten nicht nur Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsdienste an, sondern auch die Durchführung von Managementfunktionen für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, dh interne Personalverwaltung, Lösung laufender Lohn- und Personalfragen usw.

Das Gehalt wird 2 mal im Monat ausbezahlt. Heutzutage wird das Gehalt in der Regel auf die Kartenkonten der Mitarbeiter überwiesen. Fast jede Bank eröffnet Gehaltsprojekte, die Bankdienstleistungen für die Gehaltsüberweisung etwas einsparen. Darüber hinaus gibt es jetzt die Möglichkeit, die Karte eines Mitarbeiters an eine beliebige Bank zu binden.
Bei Vorhandensein einer Registrierkasse und Kassenführung kann der Lohn auch an der Kasse des Betriebes gezahlt werden. In diesem Fall werden die Steuern am Tag der Zahlung überwiesen.

Welche anderen Zahlungen müssen Sie im Auge behalten?

Neben den Löhnen gibt es eine Reihe anderer Zahlungen, die in der Gehaltsabrechnung erfasst werden: Krankenstand, Urlaub, bestimmte Arten von materieller Unterstützung und Prämien und andere. Lassen Sie uns hier auch einige Besonderheiten ihrer Buchhaltung erwähnen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Berechnung und Zahlung von bezahlt werden kranke Blätter – Alle Mitarbeiter können krank sein, aber nicht jeder Buchhalter kann einen Krankenstand richtig berechnen. Sie sollten die Richtigkeit des Abschlusses des Krankenstands berücksichtigen, die Dienstzeit berechnen, alle Zahlungen berücksichtigen, die im Krankenstand berechnet werden müssen usw.

Darüber hinaus wird ein Krankenstand von mehr als 6 Tagen von der Sozialversicherungskasse bezahlt. Aus derselben Kasse werden auch andere Arten von Krankschreibungen finanziert – für Schwangerschaft und Geburt, für Kurbehandlungen usw. Um die Kosten für Krankschreibungen erstattet zu bekommen, müssen Sie bei der Kasse einen Antrag mit Berechnung stellen. Wenn bei der Berechnung des Krankenstands ein Fehler festgestellt wird, verhängt die Kasse eine Geldbuße in Höhe von 50% des zu Unrecht gezahlten Betrags.

Was die Berechnung angeht Urlaubsgeld, ist es wichtig, den Betrag korrekt zu berechnen, alle fälligen Zahlungen zu berücksichtigen und nicht zu vergessen, sie 3 Werktage vor dem Urlaub zu bezahlen.

Die Gesetzgebung ändert sich regelmäßig, ebenso wie die Kurse und Indizes. Ab dem 1. Juli 2020 ist keine Anhebung des jährlich im Haushalt festgesetzten Existenzminimums vorgesehen. Seine Erhöhung führt zu Änderungen bei einigen Steuern und Leistungen, wie z. B. einer Erhöhung des Mindestlohns, für den der Einkommensteuervorteil gilt. Auch eine Anhebung des Mindestlohns ist für September geplant.

Wenn Sie planen, ein Outstaffing-Unternehmen zu gründen, denken Sie im Voraus über die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen nach – so sparen Sie nicht nur Geld bei der Personalabrechnung, sondern auch bei möglichen Strafzahlungen.

Dieser Artikel wurde kuratiert von Anwaltskanzlei Pravova Dopomoga.