Seit Jahren führen große Organisationen auf der ganzen Welt Unternehmenstechnologielösungen ein und verbessern diese, um wichtige Geschäftsfunktionen zu verbessern, vor allem in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Vertrieb. Vor kurzem wurde die digitale Transformation auf die Lohnbuchhaltung ausgeweitet, eine Entwicklung, die perfekt mit dem nächsten wichtigen Schritt für Unternehmen zusammenzupassen scheint, die ihre Leistung und Kontrolle verbessern möchten: der Systemintegration.

Obwohl Daten, Big Data und bessere Daten schon seit Jahren heiße Themen sind, sind ihre Bedeutung und Anwendung für Innovatoren und Endbenutzer eine fortwährende Entdeckung. Die weit verbreitete Möglichkeit, die funktionsübergreifend verwendeten Softwaresysteme zu verknüpfen, dient heute dazu, unsere Datenqualität, -genauigkeit und -verfügbarkeit zu verbessern und so sowohl Prozessergebnisse als auch -potenzial zu steigern. In der globalen Gehaltsabrechnung trägt dieses Zusammentreffen von fortschrittlicher Technologie und Systemintegration dazu bei, die Gehaltsabrechnung von einer wenig verstandenen Backoffice-Funktion in eine wichtige Quelle für Geschäftsinformationen und Leistungseinblicke zu verwandeln.

Der Prozess

Hinter jeder erfolgreichen Gehaltsabrechnung stehen stundenlange mühsame manuelle Datenerfassung und -überprüfung, Anpassungen, Berechnungen und Informationsübertragungen. Fortschrittliche Gehaltsabrechnungslösungen und Automatisierungstechnologie transformieren diese Prozesse bereits, um Genauigkeit, Sicherheit, Geschwindigkeit und Ergebnisse zu verbessern – die Integration geht noch einen Schritt weiter.

Durch die Verbindung von Systemen verwandter Funktionen über nahtlose Schnittstellen können die Vorteile dieser besseren Lösungen im gesamten Arbeitsablauf genutzt werden. Auf umfassendere Mitarbeiterdaten im HRIS eines Unternehmens kann direkt über die globale Gehaltsabrechnungsplattform zugegriffen werden, die die Informationen in wenigen Minuten automatisch validieren kann, um kritische Fehler hervorzuheben, die behoben werden müssen. Plötzlich ist ein Prozess, der Tage dauerte und bei dem ein Mitarbeiter der Personalabteilung mit einem Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung kommunizieren musste, in einem Bruchteil der Zeit und mit nahezu null Arbeitsaufwand abgeschlossen.

Die Integration von Systemen erfordert eine gewisse Standardisierung von Prozessen und Datenformaten über alle Funktionen hinweg, was Möglichkeiten für eine bessere Abstimmung und ein besseres Verständnis zwischen den beteiligten Abteilungen schaffen kann. Dies stellt eine grundlegende Änderung der Art und Weise dar, wie wir die Lohnabrechnung verarbeiten, und bringt der gesamten Organisation Vorteile, indem es einen besseren Zugriff auf bessere Daten für alle integrierten Lösungen ermöglicht.

Die Menschen

Für Lohnbuchhalter bietet die Integration mehr Möglichkeiten, einen Beitrag zu ihrem Unternehmen zu leisten und sich in dieses einzubringen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass bis zu 401 TP3T der aktuellen Lohnbuchhaltungsaktivitäten automatisiert werden können, wobei die potenziellen Einsparungen durch Systemintegrationen noch nicht eingerechnet sind. Das ist eine beträchtliche Menge an Zeit, die Lohnbuchhalter für höherwertige Aufgaben aufwenden könnten.

Durch die Integration erhalten Lohnbuchhaltungsteams die Möglichkeit und Zeit, vorgelagert zu arbeiten, um den Gesamtprozess zu verbessern. Ein Lohnbuchhalter könnte die eingesparte Zeit darauf verwenden, Fehlerbehebungen zu minimieren oder zu beschleunigen und so die Lohnbuchhaltungsleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit direkt zu verbessern. Ein anderer könnte darauf hinarbeiten, die Zykluszeiten zu verkürzen, um bei jeder Lohnabrechnung vollständigere und genauere Daten einzubeziehen und so ein umfassenderes Reporting über die Belegschaft des Unternehmens zu ermöglichen.

Mit der Verbesserung von Qualität und Vollständigkeit der Daten steigt ihr Wert. Und da Gehaltsdaten für Unternehmen immer wichtiger werden, werden auch die Menschen, die sie verstehen, immer wichtiger. Die Rolle des Gehaltsabrechnungsexperten wird sich über die Verarbeitung von Datenänderungen und Gehaltsberechnungen hinaus erweitern, um Trends zu interpretieren und seine einzigartigen Erkenntnisse anzuwenden, um die allgemeine Geschäftsleistung zu unterstützen und zu verbessern.

Die Vergünstigungen

Wie ich bereits erwähnt habe, liegt die Bedeutung der Verbesserung von Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen und der Integration verwandter Systeme in den Daten. Der Schlüssel zur Entfaltung ihres Potenzials besteht darin, die Datenintegrität sowohl als Ziel als auch als Mittel zur Innovation in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzuerkennen.

Durch die Systemintegration können sowohl Prozesse als auch Formate standardisiert werden, was die Datenerfassung und den Datenaustausch zwischen Funktionen beschleunigen kann. Durch die Integration werden manuelle Eingriffe minimiert oder ganz vermieden, wodurch das Risiko von Fehlern in Datensätzen verringert und die Genauigkeit verbessert wird – nicht nur für die Gehaltsabrechnung, sondern für jede Funktion, die auf integrierte Daten zugreift.

Integration ist der Schlüssel zur Schaffung einer so genannten Single Source of Truth (SSoT) für ein Unternehmen. Es gibt keine Datenversionen, keine auf Desktops gespeicherten Dateien, keine manuelle Eingabe von Excel-Inhalten. Es gibt nur eine Quelle für genaue, aktuelle und vollständige Daten, die über die verknüpften Systeme verwaltet und abgerufen werden können. Jeder, der sie benötigt, hat Zugriff darauf, und die führenden Systeme von heute verfolgen und kontrollieren Zugriff und Änderungen automatisch, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Für die globale Gehaltsabrechnung bedeutet dies vollständigere, wahre Daten in jedem Zyklus, weniger Fehler und bessere Leistung. Für Unternehmen bedeutet es mehr Kontrolle und Transparenz über ihre größten Kostenstellen und damit verbundene Funktionen. Anstatt Gehaltsdaten als Sicherheitsrisiko darzustellen, kann eine fortschrittliche, integrierte Gehaltsabrechnungslösung zu einem Mittel zur Einhaltung von Vorschriften sowie zu positiven Prozessänderungen werden. Audits lassen sich einfacher und schneller verwalten, die Berichterstattung ist flexibler und genauer und Analysen können in Echtzeit erfolgen, um sofortige Erkenntnisse und Problemlösungen zu ermöglichen.

Das Gesamtbild

Für jedes Unternehmen, das Gehaltsabrechnungen für mehrere Bevölkerungsgruppen oder mehrere Regionen abwickelt, wird der Wechsel zu einer fortschrittlichen, einheitlichen Lösung die Ergebnisse verbessern. Für Unternehmensorganisationen mit komplexen Anforderungen verwandelt die Integration dieser Lösung mit anderen Kernfunktionen wie HR und Finanzen Gehaltsdaten in ein Werkzeug zur Leistungssteigerung und Einhaltung von Vorschriften. Die Integration von Systemen kann zwar ein großes Unterfangen sein, aber die Vorteile sind nicht weniger enorm. Sie kommen allen integrierten Funktionen, verwandten Abteilungen, der Unternehmensleitung und tatsächlich jedem Mitarbeiter zugute – einschließlich derjenigen, die für die Verarbeitung der zukünftigen Gehaltsabrechnung verantwortlich sind.

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