Jeder im heutigen Geschäftsleben weiß, wie wichtig effiziente Prozesse und Systeme sind. Doppelte Arbeit wirkt sich negativ auf das Endergebnis aus, weshalb gute Prozesse ein wichtiger Bestandteil des Geschäftserfolgs sind. Die Lohnbuchhaltung ist ein perfektes Beispiel für ein gutes System, das durch Integration auf Effizienz abzielt.
Was ist ein integriertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem?
Mitarbeiter, die für Personalwesen und Lohnbuchhaltung zuständig sind, haben oft mit denselben Informationen zu tun, wie z. B. Mitarbeiteridentifikationsdaten, Gehaltsdaten und Mitarbeiterstatus. Zwei separate Abteilungen, die unabhängig voneinander dieselben Informationen erfassen, speichern und verwenden, führen zu doppeltem Aufwand, der Gefahr menschlicher Fehler und einer höheren Haftung aufgrund der sensiblen Natur der Mitarbeiterinformationen. Ein integriertes Lohnbuchhaltungssystem ermöglicht sowohl Personalwesen als auch Lohnbuchhaltung den Zugriff auf dieselben Informationen ohne doppelte Unterlagen oder Dateien. Dies schafft Effizienz, spart Zeit und Geld und reduziert die Haftung.
Kostensenkung
Einer der offensichtlichen Vorteile der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in verwandte Systeme ist die Senkung der Verwaltungskosten. Wenn die Duplizierung von Papierkram, Daten und Aufwand entfällt, spart Ihr Unternehmen Geld bei Gehältern, Materialien und Systemressourcen wie Speicherplatz.
Zugänglichkeit und Effizienz
Ein noch größerer Vorteil der integrierten Gehaltsabrechnung ist jedoch die Verbesserung der Zugänglichkeit und Effizienz. Wenn die Gehaltsabrechnungsdateien in einer Lohnbuchhaltungsabteilung am anderen Ende des Gebäudes oder auf einer anderen Etage eingeschlossen sind, müssen Mitarbeiter der Personalabteilung, die möglicherweise etwas aus der Datei herausholen müssen, entweder einen Anruf tätigen oder einen Ausflug auf sich nehmen, um an die benötigten Dateien zu gelangen. Selbst wenn diese Dateien elektronisch sind, müssen diese Informationen möglicherweise dennoch von der anderen Abteilung angefordert werden. Ein integriertes System ermöglicht autorisierten Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, die mit denselben Daten arbeiten müssen, den Zugriff.
Management-Informationen
Neben besserem Zugriff und höherer Effizienz bietet ein integriertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem auch bessere Managementinformationen. Schnellerer und einfacherer Zugriff auf genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen bedeutet bessere Managementberichte für eine bessere Entscheidungsfindung in Bezug auf Kosten und Planung. Managementberichte von integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen bieten mehrere Berichtsformate. Vergleiche der Personalkosten mit Wettbewerbern und Branchenkollegen oder ein Überblick über die Personalkosten im Vergleich zu den Einnahmen lassen sich mit Berichten im Excel-Format einfacher erstellen.
Automatische Aktualisierung
Wenn das Gehaltsabrechnungssystem eines Unternehmens in sein Personalinformationssystem (HRIS) integriert ist, werden in der Gehaltsabrechnung eingegebene oder geänderte Daten automatisch in der Personalabteilung aktualisiert und umgekehrt. Es sind dieselben Informationen. Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen und Boni, Kündigungen und Zusatzleistungen werden alle verknüpft und integriert, ohne dass doppelte Dateien erforderlich sind. Elektronische Aufzeichnungen werden in einem leicht zugänglichen Prüfverlauf gespeichert und erfordern keine Datenbereinigung. Der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit werden erheblich reduziert, während die Qualität und Sicherheit der Informationen verbessert werden.
Worauf Sie bei einem System achten sollten
Wenn Sie Ihre Lohn- und Personalsysteme integrieren möchten, sollten Sie Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste in Betracht ziehen. Kim LaChance Shandrow, leitende Redakteurin bei Entrepreneur, empfiehlt, sich zu erkundigen, welche Dienste angeboten werden, wie die Preisstruktur aussieht, wie die Einrichtung abläuft, wie die Sicherheitsinfrastruktur aussieht, wo sich das Rechenzentrum befindet, in welche Buchhaltungs-/HRIS-Systeme sie integriert werden können und welche Art von Kunden- und technischem Service verfügbar ist. Fragen Sie auch nach dem Self-Service für Mitarbeiter, der Teil vieler Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste ist und Self-Onboarding sowie lebenslange Mitarbeiterkonten für den Zugriff auf Zahlungsdetails und Steuerformulare ermöglicht.
Dieser Artikel wurde kuratiert von ZAHLTAG Bildnachweis: Bild von rawpixel.com
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