Schlagwort: Lohn- und Gehaltsabrechnung

Was bedeutet „wirklich integriertes“ HR und Gehaltsabrechnungssystem?

In den letzten Jahren hat sich die Rolle von HR- und Lohnbuchhaltern deutlich verändert. Von HR-Mitarbeitern wird zunehmend erwartet, dass sie …

Sowohl für HR- als auch für Lohnbuchhalter hat es in den letzten Jahren einen deutlichen Rollenwechsel gegeben.

Von den Personalabteilungen wird zunehmend erwartet, dass sie durch Analyse- und Transformationsarbeit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, statt sich ausschließlich auf die Personalverwaltung zu konzentrieren.

Auch die Verantwortung der Lohnbuchhaltungsabteilungen ist inzwischen erheblich gewachsen, was größtenteils auf gesetzliche Vorschriften wie RTI (Real-Time Information) und die automatische Registrierung zurückzuführen ist.

Während einige Unternehmen versucht haben, diese neuen Herausforderungen getrennt zu bewältigen (oft durch die komplette Auslagerung der Gehaltsabrechnung), erkennen heute immer mehr Unternehmen den Wert einer parallelen Bewältigung dieser Herausforderungen, indem sie HR und Gehaltsabrechnung in ein einziges System integrieren.

Bei richtiger Umsetzung bringt die Integration von HR und Lohnbuchhaltung zahlreiche Vorteile mit sich – ein einziger Datensatz bedeutet weniger Duplikate, weniger Arbeit und deutlich weniger Raum für Fehler.

Darüber hinaus werden Mitarbeiter- und Gehaltsdaten zusammengeführt, sodass Sie die Vergütung präzise der Leistung zuordnen können, und das Berichtswesen wird dadurch leichter zugänglich und aufschlussreicher.

Das Problem ist, dass die Anbieter von HR-Software, wenn sie von „integrierter Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung“ sprechen, nicht alle dasselbe meinen. Und obwohl die Anbieter fast immer eine Art Integration der Gehaltsabrechnung versprechen, wird diese oft Ihre Erwartungen nicht erfüllen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie eine wirklich integrierte Personal- und Gehaltsabrechnung aussieht und wie Sie mit dem richtigen System große Vorteile für das gesamte Unternehmen erzielen können.

Warum echte HR- und Gehaltsabrechnungsintegration eine einzige Datenquelle bedeutet

Sprechen Sie mit Anbietern von HR-Software über ihre Plattform und Sie werden bald das Wort „Integration“ hören. Die Anbieter wissen, dass die Zusammenführung von HR- und Gehaltsdaten für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor ist und daher zu einem wichtigen Verkaufsargument für die Software wird.

Aber seien Sie unbesorgt: Die Vorstellungen eines Anbieters von Integration können sich stark von denen eines anderen unterscheiden.

Während echte Integration als die Verwendung einer einzigen Datenbank definiert werden kann, bieten viele Anbieter lediglich die Verknüpfung zweier vorhandener Systeme an, sodass diese miteinander „sprechen“ – die Daten jedoch in jedem System weiterhin separat vorhanden sind.

Dies bietet zwar einige Vorteile, ist jedoch keine Integration im eigentlichen Sinne und kann einige Probleme mit sich bringen.

Erstens: Wenn Systeme auf diese Weise zusammengefügt sind, fließen die Daten normalerweise nur in eine Richtung: Von der Personalabteilung zur Gehaltsabrechnung oder umgekehrt.

Dies bedeutet, dass die Daten leicht inkonsistent werden können, wenn auf der „Empfangsseite“ des Systems etwas manuell bearbeitet wird.

Hinzu kommt, dass bei zwei separaten Datensätzen selbst die einfachsten Formatierungsprobleme (beispielsweise 10,00 £ vs. 10 £) erhebliche Probleme verursachen und eine genaue Berichterstattung behindern können.

Das vielleicht Schlimmste ist, dass die Integration durch das Zusammenfügen mehrerer Systeme fehleranfällig wird. Letztendlich übertragen oder synchronisieren Sie immer noch Daten von einem System zum anderen – und das ist weniger zuverlässig, als wenn beide Systeme automatisch denselben Datensatz verwenden. Diese Situation ist alles andere als ideal, da ungenaue Personaldaten alle möglichen Probleme verursachen können, insbesondere wenn es um die Bezahlung und Sozialleistungen Ihrer Mitarbeiter geht.

Wenn Sie auf der Suche nach integrierter HR- und Gehaltsabrechnungssoftware sind, ist es wichtig, die Anbieter zu fragen, ob ihre Lösung auf einer einzigen („einheitlichen“) Datenbank basiert.

Nur der Ansatz einer einzigen Datenbank kann eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands gewährleisten und die Fallstricke einer doppelten Dateneingabe vermeiden.

Die Vorteile einer richtig integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnung

HR- und Gehaltsabrechnungssysteme auf Basis einer einzigen Datenbank machen nicht nur der doppelten Dateneingabe ein Ende, sondern bieten auch dem gesamten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie eine echte Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration Ihre übergeordneten Geschäftsziele unterstützen kann:

1 Verbesserte, aufschlussreiche Berichterstattung

Das Zusammenführen und Analysieren Ihrer Personal- und Gehaltsdaten kann ein gewaltiges Unterfangen sein, wenn Sie separate Systeme betreiben. Und selbst wenn Ihre Systeme miteinander verbunden sind, kann die Existenz separater Datensätze eine genaue Berichterstattung immer noch zu einer Herausforderung machen.

Angesichts der erweiterten Möglichkeiten der heutigen Analyse- und Berichtstools ist dies für jedes Unternehmen eine echte verpasste Chance.

Mit echter HR- und Gehaltsabrechnungsintegration arbeiten Sie immer mit einer einzigen Version der Wahrheit. Ein Datensatz, auf den Sie sich verlassen können und der Ihnen umsetzbare Erkenntnisse liefert, die Sie mit einem Klick erhalten.

2 Besseres Engagement der Mitarbeiter

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung in ein HR-System integrieren, das Self-Service-Funktionen bietet, leisten Sie einen weiteren positiven Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Mitarbeiter können nicht nur Urlaub buchen und ihre persönlichen Daten online verwalten, sondern auch bequem ihre Gehaltsabrechnungen und Leistungsdaten einsehen.

Dadurch erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Einblick in ihre Gehaltsabrechnungen und einen besseren Überblick über ihre Leistungsansprüche. Außerdem können Ungenauigkeiten leichter erkannt und behoben werden.

Dies sollte nicht unterschätzt werden, da ein klarer Zusammenhang zwischen einer effizienten, korrekten Gehaltsabrechnung und der anhaltenden Zufriedenheit der Mitarbeiter besteht.

3 Reduziertes Risiko von Compliance-Problemen

Die Einhaltung der sich rasch entwickelnden Arbeitsgesetze ist wohl eine der größten Herausforderungen für Personalabteilungen in der heutigen Zeit. Von Steuerfragen bis hin zu Arbeitszeitregelungen gibt es jede Menge bürokratischen Aufwand – aber wenn Sie alle Ihre Daten an einem Ort haben, können Sie die neuesten Arbeitnehmergesetze einhalten.

Einzelne Datenbanksysteme können Ihnen auch dabei helfen, Ordnung in Ihrem Unternehmen zu halten, auch aus Sicht der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). So wird es beispielsweise einfacher, auf eine Anfrage zur Datenlöschung zu reagieren, wenn Sie wissen, dass Sie die Daten nur aus einem einzigen System löschen müssen.

Zusammenfassung

Da die Bereiche Personalwesen und Lohnbuchhaltung zunehmend miteinander verflochten werden und eine größere, strategischere Rolle im Unternehmen spielen, ist die Bündelung der Datenressourcen der Abteilungen ein logischer und sinnvoller Schritt.

Sofern Sie nicht bereits ein stark eingebettetes HR-System betreiben, von dem Sie einfach nicht abrücken können, sollten Unternehmen jetzt eine möglichst umfassende Integration zwischen HR und Gehaltsabrechnung anstreben.

Bedenken Sie jedoch, dass jeder Softwareanbieter seine eigene Definition von einheitlichen Daten hat. Nur Einzeldatenbanklösungen können den „Heiligen Gral“ der echten Integration liefern.

Dieser Artikel wurde kuratiert von naturalhr.com
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Wie Integration die Zukunft der Lohn- und Gehaltsabrechnung gestaltet

Seit Jahren führen große Organisationen auf der ganzen Welt Unternehmenstechnologielösungen ein und aktualisieren diese, um wichtige Geschäftsfunktionen zu verbessern …

Seit Jahren führen große Organisationen auf der ganzen Welt Unternehmenstechnologielösungen ein und verbessern diese, um wichtige Geschäftsfunktionen zu verbessern, vor allem in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Vertrieb. Vor kurzem wurde die digitale Transformation auf die Lohnbuchhaltung ausgeweitet, eine Entwicklung, die perfekt mit dem nächsten wichtigen Schritt für Unternehmen zusammenzupassen scheint, die ihre Leistung und Kontrolle verbessern möchten: der Systemintegration.

Obwohl Daten, Big Data und bessere Daten schon seit Jahren heiße Themen sind, sind ihre Bedeutung und Anwendung für Innovatoren und Endbenutzer eine fortwährende Entdeckung. Die weit verbreitete Möglichkeit, die funktionsübergreifend verwendeten Softwaresysteme zu verknüpfen, dient heute dazu, unsere Datenqualität, -genauigkeit und -verfügbarkeit zu verbessern und so sowohl Prozessergebnisse als auch -potenzial zu steigern. In der globalen Gehaltsabrechnung trägt dieses Zusammentreffen von fortschrittlicher Technologie und Systemintegration dazu bei, die Gehaltsabrechnung von einer wenig verstandenen Backoffice-Funktion in eine wichtige Quelle für Geschäftsinformationen und Leistungseinblicke zu verwandeln.

Der Prozess

Hinter jeder erfolgreichen Gehaltsabrechnung stehen stundenlange mühsame manuelle Datenerfassung und -überprüfung, Anpassungen, Berechnungen und Informationsübertragungen. Fortschrittliche Gehaltsabrechnungslösungen und Automatisierungstechnologie transformieren diese Prozesse bereits, um Genauigkeit, Sicherheit, Geschwindigkeit und Ergebnisse zu verbessern – die Integration geht noch einen Schritt weiter.

Durch die Verbindung von Systemen verwandter Funktionen über nahtlose Schnittstellen können die Vorteile dieser besseren Lösungen im gesamten Arbeitsablauf genutzt werden. Auf umfassendere Mitarbeiterdaten im HRIS eines Unternehmens kann direkt über die globale Gehaltsabrechnungsplattform zugegriffen werden, die die Informationen in wenigen Minuten automatisch validieren kann, um kritische Fehler hervorzuheben, die behoben werden müssen. Plötzlich ist ein Prozess, der Tage dauerte und bei dem ein Mitarbeiter der Personalabteilung mit einem Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung kommunizieren musste, in einem Bruchteil der Zeit und mit nahezu null Arbeitsaufwand abgeschlossen.

Die Integration von Systemen erfordert eine gewisse Standardisierung von Prozessen und Datenformaten über alle Funktionen hinweg, was Möglichkeiten für eine bessere Abstimmung und ein besseres Verständnis zwischen den beteiligten Abteilungen schaffen kann. Dies stellt eine grundlegende Änderung der Art und Weise dar, wie wir die Lohnabrechnung verarbeiten, und bringt der gesamten Organisation Vorteile, indem es einen besseren Zugriff auf bessere Daten für alle integrierten Lösungen ermöglicht.

Die Menschen

Für Lohnbuchhalter bietet die Integration mehr Möglichkeiten, einen Beitrag zu ihrem Unternehmen zu leisten und sich in dieses einzubringen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass bis zu 401 TP3T der aktuellen Lohnbuchhaltungsaktivitäten automatisiert werden können, wobei die potenziellen Einsparungen durch Systemintegrationen noch nicht eingerechnet sind. Das ist eine beträchtliche Menge an Zeit, die Lohnbuchhalter für höherwertige Aufgaben aufwenden könnten.

Durch die Integration erhalten Lohnbuchhaltungsteams die Möglichkeit und Zeit, vorgelagert zu arbeiten, um den Gesamtprozess zu verbessern. Ein Lohnbuchhalter könnte die eingesparte Zeit darauf verwenden, Fehlerbehebungen zu minimieren oder zu beschleunigen und so die Lohnbuchhaltungsleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit direkt zu verbessern. Ein anderer könnte darauf hinarbeiten, die Zykluszeiten zu verkürzen, um bei jeder Lohnabrechnung vollständigere und genauere Daten einzubeziehen und so ein umfassenderes Reporting über die Belegschaft des Unternehmens zu ermöglichen.

Mit der Verbesserung von Qualität und Vollständigkeit der Daten steigt ihr Wert. Und da Gehaltsdaten für Unternehmen immer wichtiger werden, werden auch die Menschen, die sie verstehen, immer wichtiger. Die Rolle des Gehaltsabrechnungsexperten wird sich über die Verarbeitung von Datenänderungen und Gehaltsberechnungen hinaus erweitern, um Trends zu interpretieren und seine einzigartigen Erkenntnisse anzuwenden, um die allgemeine Geschäftsleistung zu unterstützen und zu verbessern.

Die Vergünstigungen

Wie ich bereits erwähnt habe, liegt die Bedeutung der Verbesserung von Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen und der Integration verwandter Systeme in den Daten. Der Schlüssel zur Entfaltung ihres Potenzials besteht darin, die Datenintegrität sowohl als Ziel als auch als Mittel zur Innovation in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzuerkennen.

Durch die Systemintegration können sowohl Prozesse als auch Formate standardisiert werden, was die Datenerfassung und den Datenaustausch zwischen Funktionen beschleunigen kann. Durch die Integration werden manuelle Eingriffe minimiert oder ganz vermieden, wodurch das Risiko von Fehlern in Datensätzen verringert und die Genauigkeit verbessert wird – nicht nur für die Gehaltsabrechnung, sondern für jede Funktion, die auf integrierte Daten zugreift.

Integration ist der Schlüssel zur Schaffung einer so genannten Single Source of Truth (SSoT) für ein Unternehmen. Es gibt keine Datenversionen, keine auf Desktops gespeicherten Dateien, keine manuelle Eingabe von Excel-Inhalten. Es gibt nur eine Quelle für genaue, aktuelle und vollständige Daten, die über die verknüpften Systeme verwaltet und abgerufen werden können. Jeder, der sie benötigt, hat Zugriff darauf, und die führenden Systeme von heute verfolgen und kontrollieren Zugriff und Änderungen automatisch, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Für die globale Gehaltsabrechnung bedeutet dies vollständigere, wahre Daten in jedem Zyklus, weniger Fehler und bessere Leistung. Für Unternehmen bedeutet es mehr Kontrolle und Transparenz über ihre größten Kostenstellen und damit verbundene Funktionen. Anstatt Gehaltsdaten als Sicherheitsrisiko darzustellen, kann eine fortschrittliche, integrierte Gehaltsabrechnungslösung zu einem Mittel zur Einhaltung von Vorschriften sowie zu positiven Prozessänderungen werden. Audits lassen sich einfacher und schneller verwalten, die Berichterstattung ist flexibler und genauer und Analysen können in Echtzeit erfolgen, um sofortige Erkenntnisse und Problemlösungen zu ermöglichen.

Das Gesamtbild

Für jedes Unternehmen, das Gehaltsabrechnungen für mehrere Bevölkerungsgruppen oder mehrere Regionen abwickelt, wird der Wechsel zu einer fortschrittlichen, einheitlichen Lösung die Ergebnisse verbessern. Für Unternehmensorganisationen mit komplexen Anforderungen verwandelt die Integration dieser Lösung mit anderen Kernfunktionen wie HR und Finanzen Gehaltsdaten in ein Werkzeug zur Leistungssteigerung und Einhaltung von Vorschriften. Die Integration von Systemen kann zwar ein großes Unterfangen sein, aber die Vorteile sind nicht weniger enorm. Sie kommen allen integrierten Funktionen, verwandten Abteilungen, der Unternehmensleitung und tatsächlich jedem Mitarbeiter zugute – einschließlich derjenigen, die für die Verarbeitung der zukünftigen Gehaltsabrechnung verantwortlich sind.

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