23 октября, 2020 – Ukraine Payroll Outsourcing

What does ‘truly integrated’ HR and payroll really mean?

For both HR and payroll professionals, recent years have brought about a significant shift in role. More and more, HR is expected to deliver…

For both HR and payroll professionals, recent years have brought about a significant shift in role.

More and more, HR is expected to deliver added value to the business through analytical and transformational work, rather than solely focusing on people administration.

Payroll departments, meanwhile, have seen their responsibilities grow significantly too, largely thanks to legislation like RTI (Real-Time Information) and auto-enrolment.

While some businesses have sought to meet these new-found challenges separately (often outsourcing payroll altogether), more and more organisations now recognise the value in tackling these challenges in parallel, integrating HR and payroll into one single system.

Done correctly, the integration of HR and payroll brings a vast array of benefits – with one single set of data which means fewer duplications, less work, and far less room for error.

It also makes reporting more accessible and insightful, bringing together employee and payroll data to help you accurately relate pay to performance.

The problem is when HR software providers say “Integrated HR and Payroll” they don’t all mean the same thing. And while providers will almost always promise some kind of payroll integration – it will often fail to live up to your expectations.

In this blog post, we’ll identify what truly integrated HR and payroll looks like, and how the right system can help you deliver big benefits to the business as a whole.

Why true HR and payroll integration means a single source of data

Speak to HR software suppliers about their platform and it won’t be long before you hear the word ‘integration’. Vendors know that bringing HR and payroll data together is a key driver for many businesses, and it’s, therefore, becoming a primary selling point for the software.

Make no mistake though, one supplier’s idea of integration can be very different from the next.

While true integration can be defined as the use of one single database, many suppliers simply offer the link-up of two existing systems so that they “talk” to each other – but with data still existing separately in each system.

While this does offer some advantages, it isn’t integration in the truest sense – and it can present some problems.

Firstly, when systems are bolted together in this way, the data typically only flows in one direction. From HR into payroll or vice versa.

This means the data can easily become inconsistent if something were to be manually edited in the ‘receiving end’ of the system.

What’s more, with two separate datasets in existence, even the simplest of formatting issues (for instance £10.00 v £10) can cause significant headaches, putting up a roadblock to accurate reporting.

Perhaps most significantly, bolting systems together leaves the integration open to potential failure. Ultimately, you’re still transferring or syncing data from one system to another – and that’s less reliable than having both systems use the same dataset automatically. This situation is far from ideal, as inaccurate people data can cause all sorts of problems, particularly when it relates to your employees’ pay and benefits.

When you’re in the market for integrated HR and payroll software, it’s important to ask suppliers if their solution is built on a single (‘unitary’) database.

Only the single database approach can guarantee a reduction in administration, and eliminate the pitfalls of duplicate data entry.

The benefits of properly integrated payroll

As well as putting duplicate data entry to an end, single-database HR and payroll systems can bring a raft of benefits for the wider business.

Here are just some of the ways true payroll integration can support your overarching business aims:

1 Improved, insightful reporting

Pooling and analysing your HR and payroll data can be a significant undertaking when you’re operating separate systems – and even when your systems are bolted together, the existence of separate data sets can still make accurate reporting a challenge.

Given the enhanced capabilities of today’s analytics and reporting tools, that’s a real missed opportunity for any business.

With true HR and payroll integration, you’ll always be working with one single version of the truth. A data set you can trust for actionable insights, deliverable in one click.

2 Better employee engagement

When you integrate payroll with an HR system that offers self-service functionality, you take another positive step in delivering an engaging employee experience.

As well as being able to book time off and manage their personal data online, employees will also be able to view their payslip and benefits data at their own convenience.

This gives your employees greater visibility over their pay records and more understanding of their benefits entitlement. It also becomes easier to spot and solve inaccuracies.

This shouldn’t be underestimated, given the clear correlation between efficient, accurate payroll and continued employee satisfaction.

3 Reduced exposure to compliance issues

Maintaining compliance with fast-evolving employment legislation is arguably one of HR’s greatest modern-day challenges. From tax issues to working time regulations, there’s no shortage of red tape to wrap you up – but having all your data in one place can help you keep you compliant with the latest employee legislation.

Single database systems can also help you keep your house in order from a GDPR (General Data Protection Regulation) perspective too. Responding to a request for data removal, for instance, becomes easier when you know you only have to delete it from one single system.

Summary

As HR and payroll gradually intertwine to play a larger, more strategic role in the business, pooling the departments’ data resources makes a logical and sensible step.

Unless you’re operating a heavily embedded HR system that you simply can’t move away from, firms should now be seeking as much integration between HR and payroll as possible.

Remember though, every software supplier has its own definition of unified data. Only single-database solutions can deliver the ‘holy grail’ of true integration.

This article was curated from naturalhr.com
Featured Image Credit: Photo by Jonathan Borba from Pexels

How Integration Is Shaping the Future of Payroll

For years major organizations around the world have been adopting and upgrading enterprise technology solutions to improve essential business functions…

For years major organizations around the world have been adopting and upgrading enterprise technology solutions to improve essential business functions, most notably in HR, Finance, and Sales. Recently the digital transformation has extended to the payroll function, a development that appears perfectly timed with the next key step for companies looking to improve their performance and control: system integration.

Although data, big data, and better data have been hot topics for years, their significance and application have been an ongoing discovery for both innovators and end-users. Now the widespread ability to link the software systems used across functions serves to supercharge our data quality, accuracy, and access, and thereby elevate both process results and potential. In global payroll, this confluence of advancing technology and systems integration is serving to transform payroll from a poorly understood back-office function to a key source of business information and performance insights.

The Process

Behind every successful payroll, runs tedious hours of manual data collection and verification, adjustments, calculations, and information transfer. Advanced payroll solutions and automation technology are already transforming those processes to improve accuracy, security, speed, and results—integration takes it a step further.

By connecting systems across related functions through seamless interfaces, the benefits of these better solutions can be shared throughout the workflow. More complete employee data in a company’s HRIS can be accessed directly by their global payroll platform, which can automatically validate the information in minutes to highlight any critical errors in need of attention. Suddenly a process that took days and required an employee in HR to engage with an employee in payroll is completed in a fraction of the time with almost zero labour.

Integrating systems requires a level of standardisation of both processes and data formats across functions, which can create opportunities for greater alignment and understanding between related departments. It presents a fundamental change to the way we process payroll and shares the benefits throughout the organisation by enabling better access to better data for all integrated solutions.

The People

For the payroll professional, integration brings greater opportunities to contribute to and engage with their organization. Our research shows that up to 40% of current payroll activities can be automated, a figure exclusive of the potential savings available through system integrations. That’s a significant amount of time that payroll professionals could be spending on higher-value tasks.

Integration can afford payroll teams the opportunities and time to work upstream of their function to improve the overall process. A payroll professional could focus their saved time on minimising or expediting error resolutions, thereby directly improving payroll performance and the employee experience. Another could work towards shortening cycle times to include more complete and accurate data in each payroll run, enabling more comprehensive reporting on the company’s workforce.

As the quality and totality of data improves, its value increases. And as payroll data becomes more important to organizations, so will the people who understand it. The role of the payroll professional will expand beyond processing data changes and pay calculations to interpret trends and applying their unique insight to help support and improve overall business performance.

The Perks

As I’ve mentioned, the importance of improving payroll solutions and integrating related systems lies in the data. Acknowledging data integrity as both the end and means of payroll innovation is the key to unlocking its potential.

Systems integration creates opportunities to standardise both processes and formats, which can speed data collection and movement between functions. Integration minimises or eliminates manual intervention, diminishing the risk of introducing errors into datasets and improving accuracy—not only for payroll but for each function accessing integrated data.

Integration is key to creating what’s called a single source of truth (SSoT) for an organization. There are no versions of data, no files stored on desktops, no manual entry of Excel content. There is only one source of accurate, up-to-date, complete data that is maintained and accessible through the linked systems. Everyone who needs it has access to it, and today’s leading systems automatically track and control access and changes to ensure transparency and traceability.

For global payroll, this means more complete, true data in every cycle, minimised errors, and better performance. For organisations, it means greater control and visibility of their largest cost centres, as well as related functions. Rather than payroll data being a security risk, an advanced, integrated payroll solution can become a vehicle for compliance, as well as positive process change. Audits are easier and quicker to manage, reporting is more flexible and accurate, and analytics can happen in real-time for instant insights and problem-solving.

The Full Picture

For any company processing payrolls for multiple populations or multiple regions, moving to an advanced, unified solution will improve results. For enterprise organizations with complex needs, integrating that solution with other core functions like HR and Finance will transform payroll data into a tool for elevating performance and maintaining compliance. While integrating systems can be a major undertaking, its benefits are no less tremendous, with advantages shared across integrated functions, related departments, business leadership, and in fact every employee—including the ones responsible for processing the future of payroll.

This article was curated from CloudPay
Featured Image Credit: pxfuel.com

Benefits of an Integrated Payroll System

Everyone in business today knows the value of efficient processes and systems. Duplication of efforts hits the bottom line hard…

Everyone in business today knows the value of efficient processes and systems. Duplication of efforts hits the bottom line hard, making good processes an important part of business success. Payroll is a perfect example of a good system to target for efficiency with integration.

What Is an Integrated Payroll System?

Employees responsible for human resources and payroll often deal with the same information, such as employee identification information, employee salary information, and employee status. Two separate departments gathering, storing and using the same information independently make for a duplication of efforts, the possibility for human error, and more liability because of the sensitive nature of employee information. An integrated payroll system is one that allows both human resources and payroll staff to access the same information without duplicate paperwork or files, creating efficiencies that save time and money and reduce liability.

Reduction in Costs

One of the obvious benefits of integrating payroll with related systems is a reduction in administrative costs. When duplication of paperwork, data, and efforts is eliminated, your company is saving money on salaries, supplies, and system resources such as storage space.

Accessibility and Efficiency

But a bigger benefit of integrated payroll is the jump in accessibility and efficiency. When the payroll files are locked up in a payroll department across the building or on a different floor, human resources staff who may need to get something out of the file have to plan to either make a call or make a trip to get to the files they need. Even if those files are electronic, that information may still need to be requested from the other department. An integrated system opens up access to authorized staff from different departments that need to work with the same data.

Management Information

Along with better access and efficiency, an integrated payroll system also comes with better management information. Quicker, easier access to accurate payroll information means better management reports for improved decision-making on costs and planning. Management reports from integrated payroll systems provide multiple formats of reporting. Comparisons of personnel costs with competitors and industry peers, or an eyeball on staffing expenses compared to revenues are easier to compile with reports formatted in an excel format.

Automatic Updating

When a company’s payroll system is integrated with its human resources information system (HRIS), data entered or changed in payroll is automatically updated in HR, and vice versa. It’s the same information. Employee new hires, raises and bonuses, terminations, and benefits are all related and integrated without the necessity of duplicate files. Electronic records are kept in an easy-to-access audit history and do not require the purging of data. The amount of work and room for error is greatly reduced while the quality and security of the information are improved.

What to Look for in a System

When you want to integrate your payroll and human resource systems, consider doing it with online payroll services. Entrepreneur senior writer Kim LaChance Shandrow recommends asking what services are offered, what the pricing structure is, how the setup is handled, what the security infrastructure is, where the data center is, what accounting/HRIS systems they can integrate with, and what kind of customer and technical service is available. Also ask about employee self-service, which is a part of many online payroll services, allowing self-onboarding and lifetime employee accounts for access to payment details and tax forms.

This article was curated from PAYDAY
Featured Image Credit: Image by rawpixel.com

Regulation of Compliance Matters in Ukraine

The term “compliance” in its current sense emerged in the US business environment over the last 30-40 years and refers to…

The term “compliance” in its current sense emerged in the US business environment over the last 30-40 years and refers to the system of internal regulations and measures implemented by entities to ensure adherence to laws, as well as to specific industry standards, trade customs, and regulations. In international business, this term also currently covers the system of control an entity uses to ensure that its directors, managers, and other employees, as well as contractors and authorized representatives, adhere to all regulations applicable to a business, whether local, foreign, or specific to a company.

In Ukraine, this term has not been widely used, as legislative and practical efforts are focused very narrowly. In particular, the principal statute in the area — the Law on Prevention of Corruption (adopted in 2014 and regularly amended) — is aimed primarily at counteracting corruption and eliminating the impact of conflicts of interest on business and government decisions. However, like in many other aspects of the Ukrainian economy and business over the last quarter of a century, Ukrainian companies will inevitably follow the path chartered by multinational companies in the area of compliance and adopt the best practices that have been developed, which cover a much broader range of issues.

The main driver for this will be the demands of international and certain foreign legislation (US Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act, etc.) because global companies are introducing their worldwide standards into their Ukrainian operations, causing their Ukrainian business partners to adopt the relevant standards. In particular, the best clients of Ukrainian companies — multinational and big foreign companies — demand that their suppliers either adhere to the customer’s compliance policies or that they have their own compliance policies that are satisfactory to the customer.

Ukrainian legislation, although not perfect, has been drafted along the lines of the most significant international anti-bribery conventions. For example, now, any bidder in a government or municipal tender must have an anti-corruption program and a designated company employee responsible for its implementation. Certain specific legislation has been adopted to regulate interaction with healthcare practitioners and that has had a major impact on the pharma industry in Ukraine. Also, as of 1 September 2014, all companies in Ukraine may face criminal liability for corruption offenses committed by their employees (not only by management!). Therefore, to survive and develop, any large or mid-size Ukrainian business must build an effective compliance system that takes into account both best international practices (which have emerged in response to certain foreign laws) and Ukrainian legislation.

Key Compliance Issues and Protections

Each company operating in Ukraine must build its own system of compliance depending on its specific features and the issues it encounters in its business. Generally, however, any effective compliance program includes the following elements:
a compliance policy and compliance officer
internal audits
evaluation of compliance risks
measures preventing violations by third parties authorized to act on behalf of the company
communication channels for reporting offenses or possible violations (including whistleblower hotlines)
measures are taken by the management in response to violations or whistleblower reports
protection for whistleblowers
internal investigation procedures
rules for interaction with law-enforcement authorities authorized to investigate corruption and other violations of the law
rules for resolution of conflicts of interest

Дополнительные элементы системы комплаенс зависят от сферы деятельности и уровня коррупционных рисков в среде (отрасль, география, взаимодействие с органами власти). Например, риски для транспортной компании будут существенно отличаться в зависимости от того, осуществляет ли она трансграничные перевозки, и в любом случае ее риски будут отличаться от рисков фармацевтической производственной компании (и, опять же, риски для отечественных и иностранных производителей будут разными).

Выявление и оценка рисков несоответствия

Копирование политики или программы соответствия из другой компании неэффективно. Вместо этого каждая компания должна определить, какие из ее конкретных бизнес-процессов несут высокие риски несоответствия и коррупции. Обратите внимание, что в некоторых случаях сотрудники действуют коррупционно ради собственной выгоды, но во многих случаях они будут делать это, пытаясь получить или сохранить бизнес для компании, тем самым подвергая ее ответственности по многим иностранным законам в дополнение к украинским законам. В Украине традиционно наиболее рискованными являются процессы, связанные с получением или продлением лицензии или разрешения (например, на строительство или реконструкцию), импортом и экспортом (таможенной очисткой), аудитом государственного органа и возмещением экспортного НДС.

Оценка риска должна быть проведена до внедрения программы соответствия для украинского офиса. Однако ее также следует периодически повторять, чтобы гарантировать актуальность системы соответствия и выявить любые изменения, которые могут потребоваться для обеспечения постоянной эффективности программы.

Оценка должна выявить должности, которые наиболее подвержены коррупционным рискам, методы, с помощью которых могут совершаться нарушения, и обстоятельства, способствующие таким нарушениям. Сотрудники, занимающие должности с высоким риском, могут быть обязаны проходить соответствующее обучение и проверку чаще, чем другие сотрудники компании. Для минимизации рисков такие сотрудники могут быть обязаны следовать соответствующим стандартным операционным процедурам. Кроме того, соответствующие должностные обязанности могут быть распределены между несколькими сотрудниками или наиболее подходящим сотрудником на основе их личностных качеств и/или навыков и опыта. Также следует использовать другие меры, которые помогают снизить риски (например, электронные формы декларирования, не требующие личного взаимодействия между сотрудником и ответственным государственным служащим, а также установление пороговых значений и требований к отчетности в отношении подарков и платежей, полученных или выплаченных сотрудником).

Компания всегда должна хранить в тайне личность осведомителей и иным образом защищать их права. В частности, следует предотвращать или прекращать ответные действия или дискриминацию в отношении таких сотрудников.

Конфликты интересов

Конфликт интересов — относительно новое понятие в украинском законодательстве, которое определено в Законе «О предотвращении коррупции». Поэтому все сотрудники компании должны быть обучены тому, как выявлять и решать такие вопросы, а также какой вред может быть нанесен компании, если этого не делать.

Лучше, если политика в отношении конфликта интересов будет доведена до сведения всех сотрудников (и подрядчиков), даже если в данный момент они не находятся в ситуации конфликта интересов. Особое внимание следует уделить процедурам раскрытия и разрешения ситуаций конфликта интересов, поскольку при реализации таких действий необходимо учитывать законы о конфиденциальности и труде.

Антикоррупционные программы в соответствии с украинским законодательством

Антикоррупционная программа регулирует гораздо более узкий набор вопросов, чем политика соответствия или кодекс этики. Тем не менее, те компании, которые должны иметь такую программу как отдельную политику (например, те, которые участвуют в государственных тендерах), должны соблюдать некоторые ключевые требования. Во-первых, антикоррупционную программу необходимо предварительно обсудить с сотрудниками, прежде чем она может быть официально внедрена. Кроме того, она должна быть доступна сотрудникам в любое время. Для Украины это означает, что политика на английском языке (или другом иностранном языке), загруженная где-то в интрасети компании, не будет удовлетворять этому требованию.

Украинское законодательство не содержит полного перечня вопросов, которые должны быть рассмотрены в антикоррупционной программе. Однако, необходимо включить следующие конкретные пункты:

круг лиц, на которых распространяется программа
перечень и описание антикоррупционных мер, стандартов и процедур, а также порядок их применения, включая оценку коррупционных рисков
этические стандарты для сотрудников
права и обязанности работников и владельцев компаний в сфере противодействия коррупции
права и обязанности должностного лица, ответственного за соблюдение нормативных требований, и его подчиненных (если таковые имеются)
порядок предоставления регулярных отчетов ответственным лицом собственникам компании
порядок контроля за выполнением программы противодействия коррупции и оценки предусмотренных в ней мер
условия конфиденциальности для сотрудников, предоставляющих информацию должностному лицу, ответственному за соблюдение нормативных требований, о попытках дачи взятки или вымогательстве взятки
процедуры защиты сотрудников, предоставивших информацию о коррупции или связанных с ней правонарушениях

Обязанность соблюдать антикоррупционную программу должна быть включена в трудовые договоры сотрудников. Это требование может также присутствовать в договорах с контрагентами компании, что дает надежные правовые основания для защиты транснационального бизнеса от сомнительных украинских контрагентов.

Проблемы с соблюдением требований в Украине

Относительная новизна концепции комплаенса в украинской бизнес-среде означает, что существует низкая осведомленность и острая нехватка квалифицированных кандидатов на должность комплаенс-офицера. В результате риски несоблюдения в значительной степени игнорировались даже иностранными менеджерами украинских подразделений многонациональных компаний. Это создало значительную потенциальную (и фактическую) подверженность принудительным действиям против компаний и их руководства в их странах (особенно в США), что в некоторых случаях приводило к потере доли рынка и увольнению соответствующих топ-менеджеров.

По нашему опыту, отсутствие политик соответствия (или их надлежащего исполнения) в украинских офисах привело к процветанию дорогостоящего корпоративного мошенничества, низкому моральному духу и отсутствию лояльности персонала, а также значительным усилиям и юридическим расходам, необходимым для устранения последствий несоответствующих действий. Это включает в себя расходы на увольнение соответствующих топ-менеджеров и других сотрудников, расходы, связанные с возвратом украденных активов, полное расследование нарушений в Украине и миллионы долларов на защиту компании в США. Соответственно, менеджеры международных компаний в Украине должны уделять незамедлительное и постоянное внимание обеспечению того, чтобы деловая деятельность их компаний строго соответствовала украинскому законодательству и лучшим мировым практикам соответствия.

This article was curated from Украинские юридические фирмы
Featured Image Credit: Image by xdfolio from Pixabay

Аутсорсинг расчета заработной платы: высвобождает ваши ресурсы для более стратегического планирования

Аутсорсинг кадровых услуг и администрирования заработной платы можно определить как выполнение задач по расчету заработной платы и управлению…

Почему аутсорсинг расчета заработной платы — это хорошая идея?

Аутсорсинг кадровых услуг и администрирования заработной платы можно определить как выполнение задач по расчету заработной платы и управлению персоналом третьей стороной. Это делается с целью разгрузить человеческие ресурсы и более эффективно использовать внутренние ресурсы.

Правда, со временем этот тип услуг сильно изменился. Он развивался и модернизировался до такой степени, что теперь стало возможным выполнять задачи и процедуры, которые были немыслимы еще несколько лет назад.

Раньше эти типы услуг были гораздо более жесткими. Не было той технологии автоматизации, которая есть у нас сегодня.

В настоящее время аутсорсинг чрезвычайно гибок. Использование облачных технологий нового поколения и искусственного интеллекта позволяет автоматизировать задачи и сделать их более эффективными.

С одной стороны, гибкость позволяет вам выбирать, какие именно работы отдать на аутсорсинг. Они могут варьироваться от ввода данных о работниках (регистрации, отмены, изменения и т. д.) до расчета заработной платы.

С другой стороны, это означает, что вы можете улучшить процессы управления. Это потому, что у нас есть эксперты, которые специализируются на этом типе услуг и технологий и могут значительно улучшить процессы управления компании. Или, по крайней мере, настроить их.

Расширение компании

Сегодня крайне важно иметь модель управления, которая может легко адаптироваться к потребностям бизнеса. Компании растут, сокращаются, объединяются, разделяются или расширяются в другие страны. Поэтому вам нужна гибкая служба расчета заработной платы для поддержки вашего бизнеса.

Для процветания компаний первостепенное значение имеет способность адаптироваться к потребностям бизнеса. Если взять, к примеру, крупную компанию. Если они решили выйти на новые рынки, им пришлось не только скорректировать многие из своих процессов, но и нанять новых сотрудников в этих новых странах.

Это подразумевает изменение способа аутсорсинга услуг по расчету заработной платы. До расширения они были довольно стандартными и управлялись локально. Так что это большое изменение — перейти к многонациональному сервису по расчету заработной платы с глобальным управлением.

Благодаря аутсорсингу транснациональные корпорации могут сосредоточиться на более стратегических задачах, которые приносят гораздо большую пользу их бизнесу.

Они полагаются на экспертов, чтобы обеспечить соблюдение действующего местного трудового законодательства в странах, где они работают. А для снижения эксплуатационных расходов у них есть доступ к качественной информации, что означает, что они могут быть гораздо более аналитичны в принятии решений.

Что следует учитывать при выборе услуги аутсорсинга?

Перед тем, как передать на аутсорсинг услуги по расчету заработной платы, компания должна проанализировать свою текущую ситуацию и потребности, чтобы найти наиболее подходящее решение. Каждая компания отличается и имеет особые потребности в соответствии с ее отраслью, географией и конкретными характеристиками ее бизнеса.

После анализа и принятия решения об аутсорсинге необходимо провести обзор управленческих процессов компании в рамках управления организационными изменениями.

Лучше не просто внедрять новую услугу управления заработной платой и продолжать делать все так же, как и раньше. Мы должны воспользоваться переходом, чтобы адаптировать, улучшить или настроить процессы управления человеческими ресурсами.

Вот почему важно, чтобы эксперты по управлению изменениями работали с компанией, и, конечно, чтобы между сторонами было взаимное доверие. Для процветания проекта доверие жизненно важно, чтобы предотвратить страх потери контроля из-за аутсорсинга услуги.

Наша текущая технология регулярно проходит контроль качества и аудиты. Это гарантирует, что наши клиенты доверяют нам и все еще контролируют ситуацию.

This article was curated from Вышел
Featured Image Credit: Image by Уильям Айвен from Pixabay

Услуги по расчету заработной платы в Украине

Аутсорсинг расчета заработной платы и кадровые услуги — очень деликатная область бухгалтерского учета, поскольку вы должны быть уверены, что сотрудники получат то, что им положено…

Payroll Outsourcing

Аутсорсинг расчета заработной платы и кадровые услуги — весьма деликатная сфера бухгалтерского учета, поскольку вы должны быть уверены в том, что сотрудники получают то, что заработали, налоги рассчитываются и уплачиваются правильно, конфиденциальные данные защищены.

Соблюдение законодательства в Украине сложнее, чем в западных странах, правила и положения могут меняться несколько раз в год и не доступны в интернете на английском языке. Иногда они неясны и оставляют место для толкования. Вот почему лучше отдать на аутсорсинг услуги по расчету заработной платы надежным поставщикам услуг.

Работа с хорошо обученным, опытным персоналом и сильная система внутреннего контроля гарантируют, что вероятность возникновения серьезной ошибки будет ниже. Это должна быть надежная компания по расчету заработной платы в Украине и источник аутсорсинга заработной платы, управления человеческими ресурсами и сопутствующих услуг. С поставщиком гибкого решения по расчету заработной платы для услуг аутсорсинга и аутстаффинга кадров, который будет соответствовать потребностям вашего бизнеса, ваши сотрудники будут получать точную и своевременную оплату, в то время как вы сможете сосредоточиться на достижении основных целей вашего бизнеса.

Стандартные услуги по аутсорсингу расчета заработной платы и кадрового администрирования должны включать (но не ограничиваться):

консультирование по вопросам трудового законодательства;
расчет заработной платы и расчет налогов с фонда оплаты труда;
подготовка и предоставление обязательных ежемесячных и квартальных отчетов (управленческой отчетности при необходимости) в органы статистики, налоговые органы, трудовые фонды;
Организация своевременной выплаты заработной платы и удержаний (подоходного налога, военного сбора и взносов на социальное страхование);
Управление отпусками, заявками на возмещение расходов, учет отпусков персонала, больничных и т. д.;
Ведение кадрового делопроизводства, заполнение трудовых книжек, разработка внутренних приказов в отношении сотрудников компании.

Основы расчета заработной платы в Украине

Существует несколько способов, с помощью которых работодатели могут определить валовую заработную плату и чистую заработную плату сотрудника. Это можно сделать вручную, используя таблицу Excel, онлайн-калькулятор заработной платы или специальное бухгалтерское программное обеспечение. В качестве альтернативы, как упоминалось выше, они могут выбрать аутсорсинг всего процесса, наняв одну из компаний по расчету заработной платы, которые присутствуют в Украине.

Процесс расчета заработной платы состоит из следующих 5 этапов:

Определение дохода за отработанное время (как правило, это тарифная ставка за месяц);
Расчет дохода за нерабочее время (отпуск, больничный, декретный отпуск и т.п.);
Определение налогов/взносов на заработную плату в Украине;
Обработка платежей по заработной плате и связанным с ней налогам;
Подготовка и сдача отчетов по заработной плате.

Обычно наемным работникам выплачивается фиксированная ежемесячная заработная плата, которая является их валовой регулярной зарплатой. После расчета валовой регулярной зарплаты мы вычитаем из нее вычеты из зарплаты.

Налоги на заработную плату в Украине — это подоходный налог с физических лиц (НДФЛ) по ставке 18% и военный сбор по ставке 1,5% (MD). Это статьи, которые работодатель определяет и оплачивает от имени персонала.

Работодатель, таким образом, должен рассчитать сумму налога на социальное обеспечение (взноса), подлежащего уплате. Это фиксированный процент от валовой заработной платы работника. Текущая ставка налога на социальное обеспечение составляет 22%%. Максимальная сумма заработной платы, облагаемая налогом на социальное обеспечение, составляет 15 минимальных заработных плат (или 55 845,00 грн). Доход, превышающий 15 минимальных заработных плат, исключается из налогообложения по ЕСН. Налог на социальное обеспечение (взнос) не вычитается из заработной платы работников.

Формула расчета заработной платы: Ставка заработной платы – PTI – MD = Чистая заработная плата.

Ставка заработной платы + ставка заработной платы* SST = расходы компании

Для иллюстрации:

Если валовая месячная зарплата сотрудника составляет 10 000 ₴. НДФЛ составит 1 800 ₴, а МД — 150 ₴. Чистая заработная плата в этом случае составит 8 050 ₴. Общие расходы компании, связанные с заработной платой, составят 12 200 (ставка заработной платы 10 000 ₴ + ЕСН 2 200 ₴).

Кадровая документация и кадровые услуги в Украине

Первичный учет кадровой документации здесь обязателен. Каждая компания независимо от ее размера, формы собственности, организационно-правовой формы обязана вести первичный учет кадровой документации. Правильное оформление и ведение кадровой документации является показателем прозрачности в сфере оплаты труда. Законодательство в этой сфере отличается от западного, штрафы за нарушение трудового законодательства могут достигать нескольких тысяч. В результате кадровые услуги становятся все более востребованными в Киеве.

Кадровые услуги являются одним из основных направлений нашей деятельности. Кадровый аутсорсинг включает в себя:

Оформление новых сотрудников, подача уведомления в фискальные государственные органы;

Составление штатного расписания, приказы об отпусках, увольнениях, командировках;
Управление заявками на отпуск, возмещение командировочных расходов, проверка отпусков персонала и листков нетрудоспособности и т.д.;
Ведение и ведение трудовых книжек;
Подача справки о доходах в пенсионный фонд, другие государственные органы, визовые центры.

Если вы ищете надежную компанию по расчету заработной платы в Украине или кадровые услуги в Киеве, обратитесь к нашим сертифицированным специалистам за помощью!

This article was curated from Петтерсон и Беннетт
Featured Image Credit: Image by rawpixel.com