The term “compliance” in its current sense emerged in the US business environment over the last 30-40 years and refers to the system of internal regulations and measures implemented by entities to ensure adherence to laws, as well as to specific industry standards, trade customs, and regulations. In international business, this term also currently covers the system of control an entity uses to ensure that its directors, managers, and other employees, as well as contractors and authorized representatives, adhere to all regulations applicable to a business, whether local, foreign, or specific to a company.

In Ukraine, this term has not been widely used, as legislative and practical efforts are focused very narrowly. In particular, the principal statute in the area — the Law on Prevention of Corruption (adopted in 2014 and regularly amended) — is aimed primarily at counteracting corruption and eliminating the impact of conflicts of interest on business and government decisions. However, like in many other aspects of the Ukrainian economy and business over the last quarter of a century, Ukrainian companies will inevitably follow the path chartered by multinational companies in the area of compliance and adopt the best practices that have been developed, which cover a much broader range of issues.

The main driver for this will be the demands of international and certain foreign legislation (US Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act, etc.) because global companies are introducing their worldwide standards into their Ukrainian operations, causing their Ukrainian business partners to adopt the relevant standards. In particular, the best clients of Ukrainian companies — multinational and big foreign companies — demand that their suppliers either adhere to the customer’s compliance policies or that they have their own compliance policies that are satisfactory to the customer.

Ukrainian legislation, although not perfect, has been drafted along the lines of the most significant international anti-bribery conventions. For example, now, any bidder in a government or municipal tender must have an anti-corruption program and a designated company employee responsible for its implementation. Certain specific legislation has been adopted to regulate interaction with healthcare practitioners and that has had a major impact on the pharma industry in Ukraine. Also, as of 1 September 2014, all companies in Ukraine may face criminal liability for corruption offenses committed by their employees (not only by management!). Therefore, to survive and develop, any large or mid-size Ukrainian business must build an effective compliance system that takes into account both best international practices (which have emerged in response to certain foreign laws) and Ukrainian legislation.

Key Compliance Issues and Protections

• Each company operating in Ukraine must build its own system of compliance depending on its specific features and the issues it encounters in its business. Generally, however, any effective compliance program includes the following elements:
• a compliance policy and compliance officer
• internal audits
• evaluation of compliance risks
• measures preventing violations by third parties authorized to act on behalf of the company
• communication channels for reporting offenses or possible violations (including whistleblower hotlines)
• measures are taken by the management in response to violations or whistleblower reports
• protection for whistleblowers
• internal investigation procedures
• rules for interaction with law-enforcement authorities authorized to investigate corruption and other violations of the law
• rules for resolution of conflicts of interest

Дополнительные элементы системы комплаенс зависят от сферы деятельности и уровня коррупционных рисков в среде (отрасль, география, взаимодействие с органами власти). Например, риски для транспортной компании будут существенно отличаться в зависимости от того, осуществляет ли она трансграничные перевозки, и в любом случае ее риски будут отличаться от рисков фармацевтической производственной компании (и, опять же, риски для отечественных и иностранных производителей будут разными).

Выявление и оценка рисков несоответствия

Копирование политики или программы соответствия из другой компании неэффективно. Вместо этого каждая компания должна определить, какие из ее конкретных бизнес-процессов несут высокие риски несоответствия и коррупции. Обратите внимание, что в некоторых случаях сотрудники действуют коррупционно ради собственной выгоды, но во многих случаях они будут делать это, пытаясь получить или сохранить бизнес для компании, тем самым подвергая ее ответственности по многим иностранным законам в дополнение к украинским законам. В Украине традиционно наиболее рискованными являются процессы, связанные с получением или продлением лицензии или разрешения (например, на строительство или реконструкцию), импортом и экспортом (таможенной очисткой), аудитом государственного органа и возмещением экспортного НДС.

Оценка риска должна быть проведена до внедрения программы соответствия для украинского офиса. Однако ее также следует периодически повторять, чтобы гарантировать актуальность системы соответствия и выявить любые изменения, которые могут потребоваться для обеспечения постоянной эффективности программы.

Оценка должна выявить должности, которые наиболее подвержены коррупционным рискам, методы, с помощью которых могут совершаться нарушения, и обстоятельства, способствующие таким нарушениям. Сотрудники, занимающие должности с высоким риском, могут быть обязаны проходить соответствующее обучение и проверку чаще, чем другие сотрудники компании. Для минимизации рисков такие сотрудники могут быть обязаны следовать соответствующим стандартным операционным процедурам. Кроме того, соответствующие должностные обязанности могут быть распределены между несколькими сотрудниками или наиболее подходящим сотрудником на основе их личностных качеств и/или навыков и опыта. Также следует использовать другие меры, которые помогают снизить риски (например, электронные формы декларирования, не требующие личного взаимодействия между сотрудником и ответственным государственным служащим, а также установление пороговых значений и требований к отчетности в отношении подарков и платежей, полученных или выплаченных сотрудником).

Компания всегда должна хранить в тайне личность осведомителей и иным образом защищать их права. В частности, следует предотвращать или прекращать ответные действия или дискриминацию в отношении таких сотрудников.

Конфликты интересов

Конфликт интересов — относительно новое понятие в украинском законодательстве, которое определено в Законе «О предотвращении коррупции». Поэтому все сотрудники компании должны быть обучены тому, как выявлять и решать такие вопросы, а также какой вред может быть нанесен компании, если этого не делать.

Лучше, если политика в отношении конфликта интересов будет доведена до сведения всех сотрудников (и подрядчиков), даже если в данный момент они не находятся в ситуации конфликта интересов. Особое внимание следует уделить процедурам раскрытия и разрешения ситуаций конфликта интересов, поскольку при реализации таких действий необходимо учитывать законы о конфиденциальности и труде.

Антикоррупционные программы в соответствии с украинским законодательством

Антикоррупционная программа регулирует гораздо более узкий набор вопросов, чем политика соответствия или кодекс этики. Тем не менее, те компании, которые должны иметь такую программу как отдельную политику (например, те, которые участвуют в государственных тендерах), должны соблюдать некоторые ключевые требования. Во-первых, антикоррупционную программу необходимо предварительно обсудить с сотрудниками, прежде чем она может быть официально внедрена. Кроме того, она должна быть доступна сотрудникам в любое время. Для Украины это означает, что политика на английском языке (или другом иностранном языке), загруженная где-то в интрасети компании, не будет удовлетворять этому требованию.

Украинское законодательство не содержит полного перечня вопросов, которые должны быть рассмотрены в антикоррупционной программе. Однако, необходимо включить следующие конкретные пункты:

1. круг лиц, на которых распространяется программа
2. перечень и описание антикоррупционных мер, стандартов и процедур, а также порядок их применения, включая оценку коррупционных рисков
3. этические стандарты для сотрудников
4. права и обязанности работников и владельцев компаний в сфере противодействия коррупции
5. права и обязанности должностного лица, ответственного за соблюдение нормативных требований, и его подчиненных (если таковые имеются)
6. порядок предоставления регулярных отчетов ответственным лицом собственникам компании
7. порядок контроля за выполнением программы противодействия коррупции и оценки предусмотренных в ней мер
8. условия конфиденциальности для сотрудников, предоставляющих информацию должностному лицу, ответственному за соблюдение нормативных требований, о попытках дачи взятки или вымогательстве взятки
9. процедуры защиты сотрудников, предоставивших информацию о коррупции или связанных с ней правонарушениях

Обязанность соблюдать антикоррупционную программу должна быть включена в трудовые договоры сотрудников. Это требование может также присутствовать в договорах с контрагентами компании, что дает надежные правовые основания для защиты транснационального бизнеса от сомнительных украинских контрагентов.

Проблемы с соблюдением требований в Украине

Относительная новизна концепции комплаенса в украинской бизнес-среде означает, что существует низкая осведомленность и острая нехватка квалифицированных кандидатов на должность комплаенс-офицера. В результате риски несоблюдения в значительной степени игнорировались даже иностранными менеджерами украинских подразделений многонациональных компаний. Это создало значительную потенциальную (и фактическую) подверженность принудительным действиям против компаний и их руководства в их странах (особенно в США), что в некоторых случаях приводило к потере доли рынка и увольнению соответствующих топ-менеджеров.

По нашему опыту, отсутствие политик соответствия (или их надлежащего исполнения) в украинских офисах привело к процветанию дорогостоящего корпоративного мошенничества, низкому моральному духу и отсутствию лояльности персонала, а также значительным усилиям и юридическим расходам, необходимым для устранения последствий несоответствующих действий. Это включает в себя расходы на увольнение соответствующих топ-менеджеров и других сотрудников, расходы, связанные с возвратом украденных активов, полное расследование нарушений в Украине и миллионы долларов на защиту компании в США. Соответственно, менеджеры международных компаний в Украине должны уделять незамедлительное и постоянное внимание обеспечению того, чтобы деловая деятельность их компаний строго соответствовала украинскому законодательству и лучшим мировым практикам соответствия.

This article was curated from Украинские юридические фирмы
Featured Image Credit: Image by xdfolio from Pixabay