Документи, які мають існувати ще до першого найму
Ваш перший працівник — директор, і документи мають існувати до його призначення
Наказ про призначення посилається на внутрішні правила компанії. Ці правила вводяться в дію наказом з основної діяльності. Такий наказ має існувати ще до того, як з’явиться директор, який міг би його підписати, тобто він ухвалюється рішенням засновника, а не особою, яку призначають.
Якщо зробити це в неправильному порядку, документи або не існують на ту дату, яку зазначено, або підписані особою, яка ще не обіймала посаду. І те, і те помітно інспектору, і жодне не можна виправити згодом, бо саме дати є доказом.
Юридична особа
Державна реєстрація, код ЄДРПОУ, банківський рахунок і податковий номер. Ніщо з цього не робить вас роботодавцем.
Внутрішні правила з правильними датами
Накази, положення та договори, які вже існували на день першого призначення, у послідовності, що витримає перевірку, коли хтось прочитає дати.
Дванадцять документів у порядку, в якому їх треба підписати
Наказ з основної діяльності
Установчий наказ, яким вводяться в дію внутрішні правила компанії. Він має існувати до призначення директора, бо наказ про призначення посилається саме на нього.
Кадрові накази
Комплект наказів про прийняття, переведення, відпустку та звільнення. Кожне подальше кадрове рішення спирається на цей формат, і перевірка читає послідовність не менш уважно, ніж зміст.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Робочий час, дисципліна та взаємні обов’язки компанії й працівника. Їх відсутність є адміністративним правопорушенням, за яке відповідає особисто посадова особа, а не компанія.
Договори та посадові інструкції
Трудові договори, складені за українським правом, а не перекладені з шаблону головного офісу, разом із посадовою або робочою інструкцією для кожної посади у штатному розписі.
Положення про оплату праці та преміювання
Як нараховуються та виплачуються заробітна плата, надбавки та премії. Без цього положення будь-яка виплата на розсуд керівництва є спірною, а обов’язок з індексації не має до чого прив’язатися.
Чотири положення, які захищають компанію
Обробка персональних даних, зобов’язання про нерозголошення, умови користування телефонами та комп’ютерами компанії, а також правила відряджень і використання службових автомобілів.
Штрафи рахуються за кожну особу і змінюються разом із мінімальною заробітною платою
Десять мінімальних зарплат за кожну особу
86 470 грн за мінімальної заробітної плати 8 647 грн у 2026 році — за кожну особу, допущену до роботи без письмового трудового договору та без поданого до початку роботи повідомлення. Повторне порушення протягом двох років — тридцять мінімальних заробітних плат, 259 410 грн.
По одній мінімальній заробітній платі за кожен
8 647 грн за штатний розпис, особові справи, особові картки, табелі обліку робочого часу чи посадові інструкції, якщо їх немає або вони складені неправильно. Кожне порушення рахується окремо, а не як одне.
Штраф, який стосується керівника
За відсутність правил внутрішнього трудового розпорядку або графіка відпусток накладається адміністративний штраф від 510 до 1 700 грн на посадову особу, а не на компанію. Порушення щодо персональних даних сягають 17 000 грн для посадових осіб.
Питання про старт як роботодавця
Коли потрібно починати?
До завершення реєстрації, якщо строки це дозволяють. Наказ з основної діяльності та перші кадрові накази мають мати дати, що передують призначенню директора, тому корисне питання не в тому, скільки днів триває підготовка, а в тому, які документи мають бути підписані до якої події.
Якщо компанію вже зареєстровано, а директора вже призначено, ми прямо про це скажемо і визначимо, що можна впорядкувати, а що ні. Це трапляється частіше, ніж прийнято думати.
Що не входить до пакета?
Дві речі, і обидві свідомо. Документи, які щомісяця формує розрахунок заробітної плати, тобто штатний розпис, табелі, особові картки, графік відпусток і журнали реєстрації, надаються разом із розрахунком заробітної плати та кадровим діловодством , а не з цим пакетом.
Військовий облік і бронювання від мобілізації — це окремий напрям із власними обов’язками та власними санкціями, і він оформлюється як окрема послуга. Придбання цього пакета не впорядковує ваш військовий облік, і ми краще скажемо це тут, ніж дозволимо вам з’ясувати це згодом.
Чи можна використати шаблони головного офісу?
Не напряму. Українські внутрішні документи мають обов’язковий зміст і обов’язковий зв’язок між собою, і перекладений шаблон зазвичай не відповідає ні тому, ні іншому. Посадова інструкція, яка описує роль у материнській компанії, гірша за її відсутність, бо є доказом того, що посаду тут насправді ніколи не визначали.
Якщо материнська компанія має власні обов’язки, наприклад щодо захисту даних або ланцюгів постачання, їх треба свідомо закласти в українські документи, а не вважати, що вони переносяться автоматично.
Скільки це коштує?
Ми не працюємо за прайс-листом — з тієї самої причини, що й в інших послугах: обсяг залежить від того, скільки посад ви створюєте, чи залучаються підрядники та що вже існує. Торговому офісу на п’ять осіб і виробництву на двадцять потрібен різний комплект.
Розкажіть про структуру компанії, і ми визначимо обсяг робіт та назвемо фіксовану суму ще до початку.
Дізнайтеся, що має існувати до вашого першого призначення
Повідомте дату реєстрації та посади, які плануєте заповнити. Ми надішлемо перелік документів у порядку їх підписання і позначимо, що має бути готове до призначення директора.
Українська 
English