Запитання, які нам ставлять насправді
Перехід розрахунку зарплати до нас
Перехід, строки та що буде з людьми, які сьогодні ведуть розрахунок зарплати.
Скільки триває міграція і що при цьому ламається?
Для типової компанії перший коректний місяць виходить приблизно через шість або вісім тижнів після того, як ми отримали доступ до даних. Більші або запущеніші системи потребують більше часу, і ми кажемо вам, до якого випадку належите ви, коли побачимо дані, а не до того.
Нічого не ламається, бо ми не перемикаємо вас одразу. Ми проводимо перший місяць паралельно: ваша чинна система видає свій результат, ми видаємо свій, і два результати звіряються рядок за рядком до того, як щось буде подано. Ви затверджуєте перехід після того, як побачили їхню збіжність, а не раніше.
Що буде з нашим бухгалтером із зарплати?
Зазвичай вони залишаються й припиняють вести зарплату. У більшості компаній ця людина є єдиною, хто розуміє кадрові документи, колективний договір і місцеві винятки, а ці знання варті більше, ніж введення даних.
Деякі клієнти залишають їх внутрішніми власниками відносин із нами. Інші переводять їх на контролінг або кадрову роботу, до якої ніколи не доходили руки. Ми не вимагаємо скорочення і не радимо щодо нього.
Чи можете ви підключитися посеред міграції?
Так, і це типовий момент, коли до нас звертаються. Якщо заміна бухгалтерії вже триває, а зарплата виявилася складнішою, ніж очікувалося, це нормальний момент змінити склад робіт.
Ми працюємо з тим, що є, зокрема з напівконвертованою системою, і звіряємо з тим, що було подано, а не з тим, у що вірить проєкт. Заміна 1С/BAS є окремою послугою.
Чи взагалі потрібно мігрувати з 1С або BAS?
Як приватній компанії — сьогодні ні. Обов’язкова вимога охоплює державний сектор, державні підприємства та визначених операторів критичної інфраструктури. Для всіх інших це рекомендація, а закон про відповідальність не був ухвалений у червні 2026 року.
Варто зважити на те, хто запитає першим. Банки, аудитори, закупівлі Prozorro та іноземні материнські компанії вже запитують, і відповідати легше, якщо міграція вже почалася.
Наш розрахунок зарплати працює на 1С. Це тепер незаконно?
Два факти тут належать один до одного, і варто стерегтися тих, хто називає лише один із них.
Перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного (мережевого) обладнання справді існує. Його створено Постановою Кабінету Міністрів №1335 від 22 жовтня 2025 року, а Держспецзв’язку оприлюднила перший список 6 січня 2026 року. Лінійка 1С, продукти BAS та UA-Бюджет є в ньому.
Закон про відповідальність не ухвалено. Законопроєкт 13505, який мав би запровадити санкції за цей перелік, не пройшов першого читання 30 червня 2026 року, йому забракло близько тридцяти голосів. Тому сьогодні перелік несе репутаційні та тендерні наслідки, а не прямий штраф.
Що це означає на практиці: цього місяця ви не вчиняєте правопорушення, але водночас покладаєтеся на те, що голосування у парламенті другий раз завершиться так само. Більшість компаній, які вже перейшли, зробили це тому, що питання поставив банк, аудитор, тендер Prozorro або іноземна материнська компанія, а не інспектор.
А якщо ми захочемо повернути зарплату в компанію?
Тоді ви її забираєте. Договір визначає передавання даних при припиненні, а історія розрахунків, кадрові документи та подана звітність належать вам увесь час.
Ми воліли б сказати це прямо, ніж щоб ви дізнавалися про умови виходу в той момент, коли захочете ними скористатися.
Системи, дані та де саме виконується робота
Як ми працюємо поруч із вашим наявним програмним забезпеченням і хто що бачить.
Чи можете ви працювати з нашою фінансовою системою, наприклад SAP?
Так, і це поширена ситуація. Група стандартизується на SAP або іншій груповій ERP, а потім виявляє, що вести український розрахунок зарплати всередині неї або неможливо, або не варте витрат на налаштування та підтримку.
Зазвичай ваша ERP залишається системою обліку для фінансів і кадрів, ми виконуємо розрахунок зарплати, а результати повертаються у структурі, якої очікує ваш груповий план рахунків. Головний офіс бачить SAP. Нікому не доводиться пояснювати йому український виняток.
Хто має доступ до наших даних про заробітну плату?
Визначена команда, і більше ніхто. Доступ надається по клієнтах, а не по компанії загалом, тому наші працівники, які ведуть іншого клієнта, не можуть відкрити ваші записи.
У нас також є рекрутинговий напрям, який ми не рекламуємо й який структурно відокремлений. Працівники рекрутингу не мають доступу до даних із заробітної плати чи кадрового діловодства, системи не мають з’єднання в жодному напрямку, а договір зобов’язує нас не звертатися до ваших працівників і не працевлаштовувати їх під час співпраці та протягом дванадцяти місяців після її завершення. Ви можете попросити це письмово, і варто ставити те саме запитання будь-якому провайдеру, який робить і те, і те.
Де саме виконується робота?
В Україні, нашими власними співробітниками, на програмному забезпеченні, яке ми написали та підтримуємо. Нічого не передається на субпідряд іншому зарплатному бюро.
Це важливо не лише з міркувань уподобань: коли змінюються правила, ми самі змінюємо систему. Ми не чекаємо, поки вендор в іншій країні вирішить, що українська законодавча зміна варта релізу.
Як саме зарплата потрапляє до наших працівників?
Через єдину зарплатну відомість, сформовану з розрахунку та передану до банку, із зарахуванням на картки кількох банків з одного реєстру, якщо ваші люди обслуговуються в різних банках. Інтеграція з клієнт-банком входить до послуги, а не є окремим проєктом.
Що ми втрачаємо, віддаючи зарплату на аутсорсинг замість заміни програми?
Прямий доступ до програмного забезпечення, яким на практиці більшість фінансових команд ніколи не користувалася. Ви все одно отримуєте реєстр, розподіл витрат, звіти та експорт у будь-яку нову бухгалтерську систему.
Натомість найважчий напрям робіт залишає проєкт, а людина, яка розуміє ваші зарплатні винятки, вивільняється для решти.
Вартість і договір
Що ви платите і що відбувається, коли щось іде не так.
Скільки це коштує?
Щомісячна плата залежно від чисельності персоналу та від того, яку частину функції ви передаєте, а міграція оцінюється окремо й фіксується до початку.
Ми не публікуємо ціну на цій сторінці, бо сума залежить від того, чого ми ще не бачили: скільки у вас підрядників, скільки майданчиків, наскільки чисті кадрові справи і чи ведемо ми лише розрахунок зарплати чи кадрове адміністрування разом із ним. Після розмови ви отримуєте фіксовану місячну суму, а не діапазон.
Що буде, якщо перевірка виявить штраф?
Якщо штраф виникає через роботу, яку виконали ми, договором він покладається на нас. Це стандартна умова вже багато років, а не рекламна пропозиція.
Покривається: штрафи, донарахування, пеня та штрафні санкції, накладені на вас через наш розрахунок, наш звіт або порушений нами строк. Ми також повертаємо нашу винагороду за відповідний період.
Не покривається: некоректні дані, які ви нам надали; наша письмова рекомендація, яку не було виконано; а також те, як ви оформлюєте відносини з підрядниками, бо це ваше рішення, а не наша робота.
Перекваліфікація підрядників: якщо вона виникла через нашу роботу, це покривається. Якщо через те, як ви оформили відносини всупереч нашій письмовій пораді, — ні.
Ліміт: більша з двох сум — дванадцять місячних винагород або 25 000 євро, у сукупності за договірний рік. Повернення винагороди в ліміт не входить.
Ми розбираємо це положення з вами на першій зустрічі, до розмови про ціну. Якщо провайдер каже, що покриває все без жодних умов, попросіть показати його положення.
Старт як роботодавець в Україні
Документи, які мають існувати до вашого першого найму.
Коли потрібно починати?
До завершення реєстрації, якщо строки це дозволяють. Наказ з основної діяльності та перші кадрові накази мають мати дати, що передують призначенню директора, тому корисне питання не в тому, скільки днів триває підготовка, а в тому, які документи мають бути підписані до якої події.
Якщо компанія вже зареєстрована, а директора вже призначено, ми прямо про це говоримо і визначаємо, що можна врегулювати, а що ні. Це трапляється частіше, ніж очікують. Див. старт як роботодавець.
Чого немає в пакеті старту як роботодавця?
Дві речі, і обидві свідомо. Документи, які щомісяця формує розрахунок заробітної плати, тобто штатний розпис, табелі, особові картки, графік відпусток і журнали реєстрації, надаються разом із розрахунком заробітної плати та кадровим діловодством , а не з цим пакетом.
Військовий облік і бронювання від мобілізації — це окремий напрям із власними обов’язками та власними санкціями, і він оформлюється як окрема послуга. Придбання цього пакета не впорядковує ваш військовий облік, і ми краще скажемо це тут, ніж дозволимо вам з’ясувати це згодом.
Чи можна використати шаблони головного офісу?
Не напряму. Українські внутрішні документи мають обов’язковий зміст і обов’язковий зв’язок між собою, і перекладений шаблон зазвичай не відповідає ні тому, ні іншому. Посадова інструкція, яка описує роль у материнській компанії, гірша за її відсутність, бо є доказом того, що посаду тут насправді ніколи не визначали.
Якщо материнська компанія має власні обов’язки, наприклад щодо захисту даних або ланцюгів постачання, їх треба свідомо закласти в українські документи, а не вважати, що вони переносяться автоматично.
Скільки коштує пакет старту як роботодавця?
Ми не працюємо за прайс-листом — з тієї самої причини, що й в інших послугах: обсяг залежить від того, скільки посад ви створюєте, чи залучаються підрядники та що вже існує. Торговому офісу на п’ять осіб і виробництву на двадцять потрібен різний комплект.
Розкажіть про структуру компанії, і ми визначимо обсяг робіт та назвемо фіксовану суму ще до початку.
Адміністрування підрядників є винятком, і ця вартість опублікована.
Підрядники: ФОП і ЦПХ
Залучення українських підрядників без ризику перекваліфікації відносин.
Чи законні взагалі відносини з ФОП?
Так, цілком, і це нормальна частина того, як працює український бізнес. Справжній ФОП веде власний бізнес, сам вирішує, як виконувати роботу, несе власний ризик і зазвичай має більше ніж одного клієнта.
Проблема ніколи не в формі. Вона в тому, що сутність відносин перестає їй відповідати, а ніхто цього не помічає, бо тест, який застосують потім, є поведінковим, а не договірним.
Як дізнатися, чи витримають наші відносини перевірку?
Запитання досить передбачувані: чи має людина встановлений графік, чи звітує вона керівникові, чи користується вашим обладнанням на вашій території, чи має вона інших клієнтів, чи оплачується час чи результат і чи описує її щось письмово як частину команди.
Почніть із запитань про підрядників у нашій самоперевірці ризиків зарплати: вона працює у вашому браузері й нічого нам не надсилає. Після того як ви нас наймете, ми перевіримо кожну домовленість за цими критеріями й дамо письмовий висновок по кожному підряднику. Це основа послуги адміністрування підрядників.
Ми працюємо з ФОП, але не маємо української компанії. Ви можете допомогти?
Так, і це окрема послуга. Якщо іноземна компанія працює з українськими підрядниками без юридичної особи тут, ми ведемо ці відносини повністю: перевіряємо витрати, розраховуємо рахунок так, щоб погоджена сума дійшла після банківських комісій і податків, виставляємо рахунки двома мовами, підтримуємо договори та додатки в актуальному стані й спілкуємося з банком, коли фінансовий моніторинг ставить запитання. Див. управління ФОП для іноземних компаній.
Чи потрібна українська компанія для роботи з підрядниками?
Ні. Саме в цьому суть такої побудови. Ваш підрядник є незалежним українським бізнесом, який виставляє вам рахунок напряму, а ви укладаєте з ним договір звідки завгодно.
Якщо згодом ви дійдете до того, щоб наймати людей тут, а не працювати з ними як із підрядниками, це інша структура з іншими обовʼязками, і ми її теж ведемо. Але ця послуга не вимагає від вас спочатку реєструвати компанію.
Скільки коштує утримання ФОП?
На спрощеній системі ФОП групи 3 сплачує 5% від обороту як єдиний податок плюс місячний ЄСВ у розмірі 22% від мінімальної заробітної плати, яка у 2026 році становить 8 647 грн. Є також граничний оборот для групи, який ми відстежуємо.
Наша плата за адміністрування додається зверху: 38 EUR за ФОП на місяць за адміністрування домовленості, або 249 EUR на місяць, якщо ми самі беремо договір на себе. Ми публікуємо ці цифри, бо робота однакова для кожного підрядника на обслуговуванні.
Чи можете ви контролювати, з ким ще працює наш підрядник?
Ні, і варто насторожитися, якщо хтось це пропонує. ФОП за визначенням є незалежним бізнесом, який має право на інших клієнтів, і обмеження цього права є саме тим видом контролю, через який домовленість починає виглядати як трудові відносини, а не як підряд.
Що ми можемо зробити, так це забезпечити, щоб домовленість була задокументована, стан ФОП був чистий, а комерційні умови зрозумілі. Ексклюзивність, якщо вона вам потрібна, є питанням договору та вашого юриста.
Ми успадкували кілька домовленостей із ФОП. З чого почати?
З перевірки стану, щойно ви нас наймете. Ми дивимося на кожну реєстрацію: КВЕДи, групу оподаткування, подану звітність, непогашені зобовʼязання, штрафи та документи, і даємо вам письмовий висновок, перш ніж щось зміниться.
Щось знаходиться майже завжди. Набагато краще знайти це свідомо, ніж дізнатися тому, що першими це знайшли банк, аудитор або податкова.
Бронювання від мобілізації
Статус критично важливого підприємства та зарплатний поріг, що діє з вересня 2026 року.
Чи справді зарплатний поріг перевіряється щомісяця?
Так, і це найпоширеніше непорозуміння. Кваліфікаційна зарплата має бути досягнута в кожному місяці звітного кварталу. Сильне середнє за три місяці не компенсує одного місяця нижче порога.
Найбільше це стосується тих, хто частково отримує премію, хто був у відпустці без збереження зарплати та хто прийнятий або звільнений серед місяця, бо всі три випадки можуть опустити окремий місяць нижче межі без будь-якого наміру.
Що змінилося 1 вересня 2026 року?
Зарплатний поріг зріс із двох з половиною до трьох мінімальних зарплат: з 21 617,50 грн до 25 941 грн при нинішній мінімальній зарплаті. Він застосовується до кожного заброньованого працівника і до середньої зарплати компанії для критичного статусу.
Оскільки поріг прив’язаний до мінімальної зарплати, він змінюватиметься щоразу, коли змінюється вона. Це не разове коригування, яке можна пережити й забути. Підтримка бронювання охоплює цей моніторинг.
Чи можете ви вести це, не перебираючи на себе нашу зарплату?
Так. Ми можемо вести моніторинг за даними, які ви надсилаєте, і багато компаній починають саме з цього, бо його можна почати одразу, а повна міграція триває довше.
Це менш ефективно, ніж коли ми самі ведемо розрахунок, і причина проста: ми можемо перевірити лише те, що нам дали, і якщо вихідні дані помилкові, перевірка успадковує цю помилку. Ми прямо скажемо, який із двох варіантів ви отримуєте.
Чи подаєте ви самі заяви на бронювання?
Ми забезпечуємо зарплатні докази, на яких тримаються заяви, та моніторинг, який тримає їх чинними після надання. Сама процедура подання залишається за профільним міністерством і вашим керівництвом.
Де потрібен юридичний висновок щодо права на бронювання, це робота для кваліфікованого юриста, і ми залучаємо його за вашою згодою, а не імпровізуємо.
Не те запитання, з яким ви прийшли?
Більшість того, про що нас запитують, не вміщується на таку сторінку, бо відповідь залежить від того, як саме влаштована ваша зарплата. Візьміть тридцять хвилин, і ми відповімо прямо.
