Програмне забезпечення та SaaS для розрахунку зарплати в Україні: дослідження ринку 2026

Вибір програмного забезпечення для розрахунку зарплати в Україні — це не звичайний вибір ПЗ. Законодавчий шар змінюється кілька разів на рік, воєнні комплаєнс-правила — ще частіше, а в січні 2026 року найпоширенішу на ринку лінійку продуктів внесли до державного переліку забороненого ПЗ. Це дослідження показує, що реально є на ринку, де справжні прогалини й що покупцеві варто перевірити до підписання договору.

Наведені нижче висновки ґрунтуються на структурованому бенчмарку рішень, доступних компаніям в Україні, з оцінкою за понад 250 окремими функціями.

Одне застереження перед висновками. Ми є провайдером аутсорсингу зарплати, а не аналітичною компанією. Наш власний рушій APEX Cache включений до бенчмарку й позначений як наш усюди, де згадується нижче. Він не ліцензується третім сторонам, тому покупець не може включити його до шорт-листа. Ми наводимо його тому, що без нього два з наведених нижче висновків були б оманливими.

Ринок розділений надвоє, і майже ніщо цю прірву не перекриває

Найважливіший структурний факт полягає в тому, що програмне забезпечення для розрахунку зарплати в Україні поділяється на дві групи, які майже не перетинаються.

Продукти з фокусом на зарплаті походять із бухгалтерської традиції. BAS ЗУП, ІС-ПРО, MASTER, Дебет Плюс, SMARTFIN і Dilovod коректно розраховують заробітну плату за українським законодавством: індексація, середній заробіток за Постановою КМУ №100, доплата до мінімальної зарплати, перерахунок за минулі періоди. Вони подають об’єднану звітність. Але їхній кадровий шар — це картотека: накази, картки, табелі, без рекрутингу, без цілепокладання й практично без самообслуговування працівників.

Платформи з фокусом на HR йдуть із протилежного боку. PeopleForce і HURMA, обидві української розробки, сучасні, добре спроєктовані й сильні в рекрутингу, онбордингу та залученості. Жодна з них не може сформувати коректну обов’язкову звітність. У таких системах зарплата — це поле для запису числа, а не механізм, який його обчислює.

У нашій оцінці категорія податків і утримань майже бінарна: група із фокусом на зарплаті набирає близько 100%, а HR-група — нуль. Середини немає.

Єдиний продукт у нашому бенчмарку, який перебуває по обидва боки цього поділу, — це рушій, який ми експлуатуємо самі. Якщо вилучити інтеграційні категорії, де оцінка залежить від кількості конекторів, а не від функціональності, APEX Cache набирає 0,80 доступної ваги проти 0,71 у BAS ЗУП і 0,68 у найсильнішого міжнародного варіанта. Це застереження, а не рекомендація: оскільки рушій не продається, практичний вибір покупця, який порівнює ліцензії, від цього не змінюється.

Практичний наслідок: роботодавець будь-якого розміру зазвичай веде дві системи плюс програму для подання звітності і звіряє їх вручну. Саме цей ручний стик і є джерелом більшості помилок у зарплаті.

Заборона 1С та BAS змінює логіку вибору

Будь-яке дослідження ринку, написане до 2026 року, уже застаріле, бо в лідера ринку виникла регуляторна проблема, яку не можна вирішити розробкою.

Постанова Кабінету Міністрів №1335 від 22 жовтня 2025 року створила відкритий перелік програмного забезпечення, забороненого до використання в країні, який веде Держспецзв’язку. 6 січня 2026 року перелік оприлюднено. До нього входять продукти 1С та лінійка BAS.

Точне значення цього важливе, бо його широко перебільшують:

• Обов’язково вже сьогодні для державних органів та операторів критичної інфраструктури. Вони мають припинити використання переліченого ПЗ.
• Прямого штрафу сьогодні немає для приватних компаній поза критичною інфраструктурою. Законопроєкт №13505, який передбачав поетапне виведення з обігу до 2030 року та санкції до 2% річного обороту, не пройшов першого читання 30 червня 2026 року.
• Проте наслідки вже реальні. Учасники публічних закупівель підтверджують, що не використовують перелічене ПЗ, тому встановлена BAS у бек-офісі означає дискваліфікацію в тендерах Prozorro. Перевірка контрагентів і банківський комплаєнс йдуть тією самою логікою.

Напрям руху очевидний: перелік розширюється за Постановою 1335 без будь-якого нового закону, а доопрацьований законопроєкт про відповідальність очікується. Оцінки масштабу різняться, але всі вказують в один бік: за даними Асоціації «IT Ukraine», близько 75% компаній в Україні досі працюють на 1С або схожих продуктах, тоді як приблизно 40% партнерів, які впроваджували ці системи, покинули ринок із 2022 року. Попит на заміну зростає саме тоді, коли спроможність підтримувати стару платформу скорочується.

Для покупця практична перевірка проста: будь-який продукт із вашого шорт-листа слід перевірити за чинним переліком до підписання, а будь-який план міграції має виходити з того, що перелік розширюватиметься, а не звужуватиметься.

Що насправді вимагає комплаєнтний розрахунок зарплати в Україні

Маркетингові матеріали звикли описувати зарплату як одну функцію. Насправді це стек законодавчих обов’язків, і продукт або реалізує їх, або ні.

Розрахунок

Індексація заробітної плати за індексом споживчих цін. Середній заробіток за Постановою КМУ №100. Контроль доплати до мінімальної зарплати. Доплати за нічні, надурочні, вихідні та шкідливі умови. Перерахунок за минулі періоди зі сторнуванням. Індексація та середній заробіток за Постановою 100 — два найпоширеніші джерела помилок у зарплатному обліку й найчіткіша технічна межа між серйозними та поверховими продуктами.

Податки та утримання

ПДФО за ставкою 18% із усіма варіантами податкової соціальної пільги. Військовий збір 5%, продовжений на три роки після завершення воєнного стану. ЄСВ 22%, або 8,41% для працівника з інвалідністю, із максимальною базою нарахування. Аліменти за кількома виконавчими документами та обмеження загального розміру утримань на рівні 20/50/70%.

Обов’язкова звітність

Об’єднана звітність із додатками Д1, Д2, Д3, 4ДФ, Д5 та Д6, яка з I кварталу 2026 року перейшла на квартальну періодичність згідно із Законом №4536. Повідомлення про прийняття на роботу до податкового органу. Відомості Пенсійного фонду про трудову діяльність та електронна трудова книжка. Статистичні форми 1-ПВ, 3-ПВ та 6-ПВ. Форма 10-ПІ та 4% квота працевлаштування осіб з інвалідністю. Форма 3-борг щодо заборгованості із заробітної плати.

Саме подання відбувається через M.E.Doc, SOTA, FREDO або Sonata. Будь-яка облікова система без коректного експорту хоча б в одну з них має прогалину, яка виявлятиметься кожного звітного періоду.

Хмарний SaaS чи власні сервери: рішення, яке все ще визначають умови країни

В інших країнах Європи питання SaaS уже закрите. В Україні — ні, і причини варто розуміти, перш ніж вважати підписку очевидним вибором.

SaaS-продукти — SMARTFIN, Dilovod, PeopleForce, HURMA — дають звичні переваги: без власної інфраструктури, централізовані оновлення при змінах законодавства та ціна за організацію або за працівника, яка масштабується разом із бізнесом. Для малої або середньої компанії в Києві чи будь-якому обласному центрі це зазвичай ефективний вибір, і сама лише частота оновлень це виправдовує, враховуючи, як часто змінюються правила.

Два місцеві чинники діють у протилежному напрямку. Багато промислових підприємств і всі державні органи досі вимагають розгортання на власних серверах, що виключає будь-який чисто хмарний продукт, які б не були його переваги. А безперервність роботи під час відключення електроенергії залишається реальною операційною вимогою: система, до якої немає доступу під час відключення, не закриє зарплату вчасно. Серйозні вендори відповідають на це визначеними цілями резервного копіювання та відновлення і режимом обмеженої роботи; слабкі — вважають це галочкою в списку.

Третій чинник — місце зберігання даних. Вимоги щодо захисту персональних даних поширюються на весь особовий файл працівника, а групи з європейськими юридичними особами додатково мають ризики за GDPR. Визначте, де фізично зберігаються дані, до підписання договору, а не після.

Прогалина воєнного комплаєнсу, яку ніхто не закрив

Найбільша неавтоматизована ділянка в усій галузі — це військовий облік та бронювання.

Кожен роботодавець має вести дані військового обліку, звіряти персональні списки з ТЦК, подавати пакети на бронювання через портал «Дія», відстежувати статус у реєстрі «Оберіг» та Резерв+, а також контролювати зарплатний поріг, від якого залежить право на бронювання. Постанова Кабінету Міністрів №862 від 3 липня 2026 року підвищила цей поріг із двох з половиною до трьох мінімальних заробітних плат: із 21 617,50 грн до 25 941 грн на місяць. Підвищений середній показник для критичного статусу компанії застосовується з 2 червня 2026 року; новий поріг для власної зарплати заброньованого працівника — з 1 вересня 2026 року. Його має бути досягнуто в кожному місяці звітного кварталу, а не в середньому за квартал, а всі чинні рішення про критичність підприємства переглядаються до тієї самої дати.

У нашому бенчмарку це найслабша категорія на ринку. Більшість вендорів взагалі її не документує, а найкращий результат серед розглянутих продуктів сягає лише половини доступної ваги. Наш власний рушій не виняток: він покриває дві речі, на які справді можуть відповісти зарплатні дані, — запис військового обліку та щомісячну перевірку зарплатного порога, — але не портальний процес навколо них. Кадрові служби ведуть розрахунки квот і щомісячні перевірки порога в таблицях, де один пропущений місяць коштує працівникові бронювання.

Частково причина структурна: портал «Дія» не має публічного API для бронювання. Подання відбувається завантаженням через портал. Тому реалістична автоматизація означає моніторинг, розрахунок квот і своєчасну підготовку пакетів, а не наскрізне подання. Будь-які заяви про повну автоматизацію тут варто сприймати скептично.

ФОП, гіг-контракти та договори ЦПХ

Український персонал рідко складається лише з працівників. Типовий сервісний або технологічний бізнес платить працівникам, підрядникам за ЦПХ, ФОП і, якщо він резидент Дія Сіті, гіг-спеціалістам — за чотирма різними податковими режимами. Гнучкі форми зайнятості тут є нормою, а не винятком.

Кожна форма має свої правила. ФОП працюють у чотирьох групах єдиного податку, ЄСВ фіксований на рівні 22% від мінімальної зарплати незалежно від доходу, а мобілізовані ФОП звільнені від сплати та звітності на час служби. Договори ЦПХ оподатковуються ЄСВ 22%, ПДФО 18% та військовим збором 5%, відображаються за категорією застрахованої особи 26 і залежать від акта виконаних робіт як доказу реальності відносин. Гіг-контракти в Дія Сіті — окремий правовий статус із ставкою ПДФО 5%.

Комплаєнс-ризик цілком конкретний. Перекваліфікація цивільно-правових відносин у трудові не має власного штрафу: щойно Держпраці визнає такі відносини трудовими, виявляється, що трудового договору не було, тож застосовується штраф за роботу без нього. Це десять мінімальних заробітних плат за кожну особу, 86 470 грн за ставками 2026 року, або тридцять мінімальних, 259 410 грн, якщо те саме порушення повториться протягом двох років, ще до несплачених податків і додаткових санкцій.

Майже жоден продукт не відстежує класичних маркерів перекваліфікації: однакові щомісячні виплати, підрядники зі сталим графіком, безстроково пролонговані договори, відсутні акти. Лише один продукт у нашому бенчмарку веде єдиний профіль особи за всіма чотирма формами залучення, а це саме той запис, якого вимагає перевірка, і це наш власний рушій. Жоден продукт, доступний для купівлі, цього не робить. Автоматична перевірка статусу реєстрації та податкової групи підрядника за публічними реєстрами теж трапляється рідко, хоча дані відкриті.

Інтеграція з банками та перехід до відкритого банкінгу

Виплата заробітної плати — це точка, де зарплатна система зустрічається з реальним світом, і банківський ландшафт суттєво змінився у 2025 році.

Фреймворк відкритого банкінгу запрацював 1 серпня 2025 року згідно з Постановою НБУ №80, запровадивши стандартизовані інтерфейси та рольову модель AISP і PISP. Банки розділилися за платформами. Шість установ побудували власні інтерфейси — ПриватБанк, monobank, Raiffeisen, A-Bank, ПУМБ і UkrSibbank — що разом охоплюють близько 81% активних карток. Ще чотири, зокрема Ощадбанк та OTP, працюють на спільній платформі з покриттям близько 15%. Ще кілька використовують платформу UPC.

Стратегічний висновок обнадійливий: шість прямих інтеграцій плюс дві платформні охоплюють близько 96% карткового ринку. Це керована дорожня карта, а не нескінченний хвіст. Проте близько 19 установ досі не обрали рішення, і саме тому налаштовуваний шаблон реєстру — можливість сформувати платіжний файл для банку без будь-якого конектора — залишається справді важливою функцією.

Дві речі відрізняють прийнятну банківську інтеграцію від доброї: чи може система сформувати єдиний реєстр із зарахуванням на картки кількох банків, і чи звіряє вона результат потім, підтверджуючи, кому кошти реально зараховано, а не лише що було відправлено.

Як оцінювати провайдера або платформу

За результатами бенчмарку п’ять запитань відокремлюють серйозні варіанти від решти.

1. Чи є він у переліку забороненого ПЗ? Перевірте чинний перелік Держспецзв’язку безпосередньо. Конфігурації змінюються, і перелік оновлюється протягом року.
2. Як швидко він відстежує законодавство? Попросіть історію релізів щодо переходу на квартальну звітність, військового збору 5% та правил бронювання 2026 року. Минула частота прогнозує майбутню краще за будь-яку дорожню карту.
3. Що насправді передбачає міграція? Історія розрахунків, базові періоди для середнього заробітку, залишки відпусток і реєстри наказів — усе це має перейти. На ринку, де більшість переходів є заміною наявної облікової системи, якість міграції часто важливіша за будь-яку окрему функцію.
4. Чи охоплює він увесь ваш персонал? Якщо ви залучаєте ФОП або гіг-спеціалістів, рішення, яке охоплює лише працівників, залишає ваш найбільший комплаєнс-ризик некерованим.
5. Де зберігаються дані й що буде під час відключення? Багато промислових та державних замовників досі вимагають розгортання на власних серверах. Безперервність роботи під час відключень — реальна операційна вимога, а не галочка.

Програмне забезпечення, аутсорсинг або обидва

Дослідження ринку інструментів було б неповним без альтернативи. Для багатьох міжнародних компаній, які працюють в Україні, питання полягає не в тому, яку ліцензію купити, а в тому, чи вести цю функцію всередині взагалі.

Аргументи на користь аутсорсингу зарплати спираються на ті самі факти, що роблять ринок ПЗ складним. Законодавчий шар постійно змінюється. Правила військового обліку змінювалися двічі за останній рік. Об’єднана звітність змінила періодичність у 2026 році. Невелика внутрішня фінансова команда несе повну відповідальність за відстеження всього цього, а ціна помилки — у штрафах, донарахуваннях, утраченому бронюванні ключового фахівця — неспівмірна з фондом оплати праці, який обробляється.

Компанія з аутсорсингу зарплати перебирає цей тягар відстеження на команду, для якої підтримання експертизи є частиною щоденної роботи, залишаючи обов’язки роботодавця належно виконаними. Це також знімає описану вище проблему розділеного ринку: досвідчена аутсорсингова компанія вже експлуатує те поєднання систем, якого вимагає законодавча робота, тому клієнт не зобов’язаний купувати, інтегрувати та підтримувати два продукти плюс програму для звітності заради точного результату.

Комплексні послуги з розрахунку зарплати в Україні зазвичай охоплюють повний цикл: від нарахування до виплати, внески, файли для банку, розрахункові листки, обов’язкову звітність, бухгалтерські проведення та остаточні розрахунки — разом із кадровим діловодством. Об’єднання зарплати та кадрів у одній професійній команді усуває стик звіряння між системами, де саме й концентруються помилки, і підвищує як ефективність, так і прозорість закриття місяця.

Ці два підходи не взаємовиключні. Великі роботодавці часто залишають кадрове діловодство та самообслуговування всередині, передаючи на аутсорсинг розрахунок, обов’язкову звітність і остаточні розрахунки. Важливо, щоб кожен обов’язок із наведеного вище стека мав чіткого власника і щоб виконання було надійним і своєчасним.

Куди рухається ринок

Три процеси визначатимуть найближчі роки.

Хвиля вимушеної міграції. Державний сектор має переходити вже зараз; приватні роботодавці — у міру того, як посилюється тендерна кваліфікація та перевірка контрагентів. Це визначальна комерційна подія в українському бізнес-ПЗ до кінця десятиліття.

Зближення двох частин ринку. Розрив між розрахунком законодавчого рівня та сучасним управлінням персоналом — найочевидніша можливість на ринку, і перший продукт, який його переконливо закриє, не матиме прямих конкурентів.

Зрілість відкритого банкінгу. У міру поширення ролей AISP і PISP обсяг роботи з конекторами під кожен банк має зменшитися. Жоден вендор у нашому бенчмарку наразі не заявляє про готовність до цих ролей, що робить це найочевиднішою незайнятою конкурентною перевагою.

Під усіма трьома лежить проста думка про зарплатне середовище в цій країні: поле комплаєнсу незвичайно широке, воно швидко змінюється, і будь-яка оцінка, яка вважає розрахунок банальною функцією, недооцінює ризик. Чи оберете ви ліцензію, підписку чи сервісного партнера, рішення варто перевіряти за законодавчим стеком, а не за переліком функцій.

Часті запитання

Чи законна BAS для приватної компанії в Україні?

Прямої адміністративної санкції сьогодні немає для приватної компанії поза критичною інфраструктурою, бо закон про відповідальність не був ухвалений у червні 2026 року. Проте ПЗ перебуває в переліку забороненого, державні органи та критична інфраструктура ним зв’язані, а право участі в публічних закупівлях уже зачеплене.

Чи може міжнародна HR-платформа вести зарплату в Україні?

Самостійно — ні. Глобальні системи на штаб BambooHR або Factorial не мають місцевої обов’язкової звітності, функціоналу військового обліку та інтеграцій із місцевими джоб-бордами. Зазвичай їх поєднують із місцевим розрахунковим ядром або аутсорсинговим провайдером.

Як часто змінюється зарплатне законодавство в Україні?

Суттєво — кілька разів на рік. Свіжі приклади: підвищення військового збору до 5%, перехід об’єднаної звітності на квартальну періодичність із I кварталу 2026 року, граничний строк електронної трудової книжки 10 червня 2026 року та оновлені правила бронювання за Постановою №862, яка підвищує зарплатний поріг для бронювання до 25 941 грн із 1 вересня 2026 року.

Яка найбільша прихована вартість при виборі зарплатної системи?

Міграція та інтеграція. Ліцензія рідко є найбільшою статтею. Точне перенесення історичних даних, підключення до програми звітності та побудова банківської інтеграції зазвичай домінують у витратах першого року для компаній в Україні.

Чи охоплюють послуги з розрахунку зарплати в Україні також кадрове діловодство?

Більшість досвідчених провайдерів пропонують і те, і те, а поєднання суттєво спрощує закриття місяця. Перевірте точний обсяг письмово, бо розподіл між розрахунком зарплати, бухгалтерією та податками й кадровим діловодством у різних провайдерів відрізняється.